በየቀኑ ከ 300 ቢሊዮን በላይ ኢሜይሎች የሚላኩ እና የሚቀበሉ መሆናቸውን ከግምት ውስጥ በማስገባት ሰዎች “የኢሜል ድካም” መገንባታቸው አያስገርምም። ለዚያም ነው ነጥብዎን በግልፅ እና በአጭሩ የሚያስተላልፉ ውጤታማ ኢሜሎችን መጻፍ በጣም አስፈላጊ የሆነው-ሰዎች የስብሰባ ግብዣ ኢሜልዎን ሙሉ በሙሉ እንዲያነቡ አይፈልጉም ምክንያቱም በጣም ረጅም ወይም ግልፅ አይደለም። አይጨነቁ-ይህ ዊኪ ለስብሰባ ግብዣ ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ማድረግ ያለብዎትን ሁሉ እንዴት ይራመዳል ፣ እንደ ጠንካራ የርዕሰ-ጉዳይ መስመር እንዴት እንደሚፃፉ ፣ በኢሜልዎ አካል ውስጥ ምን እንደሚሉ እና እንዴት መጠቀም እንደሚችሉ ነገሮችን ቀላል ለማድረግ የቀን መቁጠሪያ መተግበሪያ።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ጠንካራ የርዕሰ -ጉዳይ መስመር መፃፍ
ደረጃ 1. ከስብሰባው ቀን እና ርእስ ጋር አጭር ፣ አግባብነት ያለው የርዕሰ -ጉዳይ መስመር ይፃፉ።
እነዚህን ዝርዝሮች ማካተት ማለት ሰዎች መቼ እንደሆነ እና ኢሜይሉን ሳይከፍቱ ምን እንደሚወያይ ያውቃሉ ማለት ነው። ለምሳሌ ፣ “ስብሰባ 12/8: አዲስ የሪፖርት ማድረጊያ መመሪያዎች” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
ማስጠንቀቂያ ፦
የስብሰባውን ርዕስ መተው ምናልባት ሰዎች ለክፍላቸው አግባብነት ያለው ወይም የእነሱ መገኘት ግዴታ መሆኑን በመጠየቅ መልስ እንዲሰጡ ያደርጋቸዋል ፣ ስለዚህ ርዕሱን መግለፅዎን ያረጋግጡ!
ደረጃ 2. በርዕሰ -ጉዳዩ መስመር ውስጥ የመገኘቱን ማረጋገጫ ይጠይቁ።
ወደ ስብሰባው ማን እንደሚመጣ ማወቅ ከፈለጉ በርዕሰ -ጉዳዩ መስመር ውስጥ ማረጋገጫ ይጠይቁ። በዚህ መንገድ ፣ ኢሜይሉን ከመክፈታቸው በፊት እንኳን በተቻለ ፍጥነት ምላሽ መስጠት እንዳለባቸው ያውቃሉ። “ዓርብ 10/6 የሰው ኃይል ስብሰባ ፣ እባክዎን ASAP ን ያረጋግጡ” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
እንዲሁም “እባክዎን መልስ ይስጡ - HR ስብሰባ 10/6” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 3. በርዕሰ ጉዳዩ መስመር ውስጥ አስቸኳይ ስብሰባ ከሆነ ያሳውቋቸው።
ስብሰባን ወዲያውኑ የሚያረጋግጥ አጣዳፊ ወይም ጊዜን የሚነካ ጉዳይ ከሆነ ፣ ለርዕሰ ጉዳዩ መስመር የጥድፊያ ስሜትን ይጨምሩ። ለምሳሌ ፣ “አስቸኳይ ስብሰባ ሰኞ 2/31 የሳይበር ደህንነት” በሚለው መስመር ላይ አንድ ነገር መጻፍ ይችላሉ።
ምን እንደሚጠብቁ የተወሰነ ሀሳብ ለመስጠት የስብሰባውን ርዕሰ ጉዳይ ልብ ማለት አስፈላጊ ነው።
ደረጃ 4. መገኘት ግዴታ ወይም የተጠቆመ መሆኑን ይግለጹ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ የሚሰሩ ከሆነ ፣ ለእያንዳንዱ ስብሰባ አንዳንድ ሰዎች መገኘት አስፈላጊ ላይሆን ይችላል። በርዕሰ -ጉዳዩ መስመር ውስጥ የሚመለከተውን ክፍል ይግለጹ ወይም ተቀባዮች መገኘት ካለባቸው ያሳውቁ። ለምሳሌ ፣ “የግዴታ የግብይት ስብሰባ 10/6” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ስብሰባው የማይፈለግ ከሆነ “በተቀላጠፈ የምርምር ዘዴዎች ላይ 10/6 የተጠቆመ ስብሰባ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ማንኛውንም ግራ መጋባት ለማስወገድ በርዕስ መስመርዎ ውስጥ ሙሉ ቃላትን ይጠቀሙ።
ምህፃረ ቃላት ቀልጣፋ ሊመስሉ ይችላሉ ፣ ግን እነሱ እንደ ሙሉ ቃላት የተለዩ አይደሉም እና ግራ መጋባትን ሊያስከትሉ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “SAP” ከእርስዎ ቋንቋ ጋር በሚያውቀው እና በማይያውቀው ላይ በመመስረት “ሥርዓቶች እና ማቀነባበር” ወይም “የናሙና እና የትንታኔ ዕቅድ” ማለት ሊሆን ይችላል።
ሆኖም ፣ እንደ “RSVP” ፣ “HR” እና “Wed” ያሉ የተለመዱ አህጽሮተ ቃላትን መጠቀሙ ምንም አይደለም።
ዘዴ 2 ከ 3 - የኢሜልዎን አካል መሥራት
ደረጃ 1. አጭር ፣ ወዳጃዊ መግቢያ እና አጭር ማስታወሻ ይፃፉ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ ከሠሩ ወይም ሁሉንም እስካሁን የማያውቁ ከሆነ እራስዎን ማስተዋወቅ አስፈላጊ ነው። ማንኛውም ሰነዶች ወይም አቅርቦቶች መጠናቀቅ እና/ወይም ወደ ስብሰባው ማምጣት ካስፈለገ በዚህ አጭር መግቢያ ውስጥ መጠቀሱ አስፈላጊ ነው።
መግቢያዎን ግላዊነት የተላበሰ ወይም ከሥራው ጋር የሚዛመድ ያድርጉት። ለምሳሌ ፣ “ጤና ይስጥልኝ ቡድን ፣ በሚቀጥለው ሳምንት አዲሱን ፕሮግራም ለመጀመር በጉጉት እጠብቃለሁ!”
ጠቃሚ ምክር
ተቀባዮች ማንኛውንም ተግባራት ማጠናቀቅ ወይም ማንኛውንም ነገር ወደ ስብሰባው ማምጣት ከፈለጉ ያስታውሷቸው። ለምሳሌ ፣ “ለማስታወስ ያህል ፣ እባክዎን 4 የታተሙትን የአቅራቢዎን የእውቂያ ዝርዝሮች ይዘው ይምጡ።”
ደረጃ 2. ጎልቶ እንዲታይ የስብሰባውን ቀን እና ሰዓት በራሱ መስመር ይዘርዝሩ።
ሰዎች በስብሰባው ላይ እንዲገኙ ይህ አስፈላጊ መረጃ ነው ፣ ስለዚህ እሱ ግልፅ እንዲሆን እና ከቀሪው ጽሑፍ ተለይቶ እንዲታይ ይፈልጋሉ። 2 መስመሮችን ከላይ እና ከዚያ በታች ያስገቡ እና/ወይም በደማቅ ቅርጸ -ቁምፊ ውስጥ ያድርጉት።
- ምሳሌ - “ጥቅምት 6 ፣ 10:30 - 11:45 ጥዋት”
- ስብሰባው መስመር ላይ ከሆነ በተለያዩ የጊዜ ቀጠናዎች ውስጥ ያሉ ሰዎች በተሳሳተ ግንኙነት ምክንያት እንዳያመልጡ የሰዓት ሰቅ ይዘርዝሩ። ለምሳሌ ፣ “ጥቅምት 6 ፣ 10:30 - 11:45 AM (PST)” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ቦታውን ከቀን እና ከሰዓት በኋላ ይዘርዝሩ።
ቦታውን ልክ እንደ ቀኑ እና ሰዓቱ ጎልቶ እንዲታይ ያድርጉ-በተለይ በአዲስ ቦታ ላይ ከተገናኙ ፣ ለማግኘት አስቸጋሪ ከሆነ ፣ ወይም አንዳንድ ተቀባዮች ከቦታው ጋር እንደማያውቁት ካወቁ። ለምናባዊ ስብሰባዎች (በቀጥታ መድረክ ወይም በቪዲዮ ውይይት) ፣ በቀላሉ ለመድረስ ወደ መድረኩ አገናኝ ወይም የቪዲዮ ጥሪ ያቅርቡ።
መመሪያዎችን በሚሰጡበት ጊዜ ፣ በተቻለ መጠን ዝርዝር ይሁኑ። እንደ ምሳሌ - “እባክዎን በቲማረን ሕንፃ (209 ኒክስ ሴንት) ወደሚገኘው የስብሰባ ክፍል 592 ይምጡ። ክፍል 592 የሚገኘው በህንጻው 2 ኛ ደረጃ ላይ ነው ፣ ስለሆነም ሊፍቱን ከመሬት ወለል ላይ ከፍ ማድረግ ፣ 12 ላይ መውጣት እና ወደ ላይ ለመውጣት በህንጻው ደቡባዊ ጎን (በግራ በኩልዎ) ላይ ያሉትን ሊፍት መጠቀም ያስፈልግዎታል እስከ 59 ኛ ፎቅ ድረስ።”
ደረጃ 4. የስብሰባውን ዓላማ ያካፍሉ።
ስብሰባው ምን እንደሚከናወን ለተቀባዮች ያሳውቁ። ለስብሰባው አጭር አጀንዳ ማቅረቡ የትኞቹ ሥራዎች አስቀድመው መከናወን እንዳለባቸው እንዲያውቁ ይረዳቸዋል። በቀላሉ ርዕሱን (እንደ “የሳይበር ደህንነት ዝመና”) መግለፅ ይችላሉ ወይም የጊዜ መስመርን መስጠት ይችላሉ-
- 10:30 - 10:45 ለፕሮጀክት የሁኔታ ዝመናዎችን ያጋሩ
- 10:45 - 11:10 አዋጭ የሆኑ ቅናሾችን ያወዳድሩ እና ይምረጡ
- 11:10 - 11:30 የሐሳብ ልውውጥ እና የማስጀመሪያ ግቦች
ደረጃ 5. በሰዋሰዋዊ እና በእውነተኛ ስህተቶች ኢሜልዎን እንደገና ያንብቡ።
ለማረም በጣም አስፈላጊዎቹ ነገሮች የስብሰባው ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ናቸው ፣ ስለዚህ እነዚያ ትክክለኛ መሆንዎን ያረጋግጡ! እንዲሁም ሁሉንም መሠረታዊ ነገሮች መሸፈኑን ለማረጋገጥ ያካተቱትን የእርስዎን መግቢያ ፣ አጀንዳ ወይም ሌሎች ማስታወሻዎች እንደገና ማረም ይችላሉ።
ከመላክዎ በፊት ጽሑፍዎ ግልፅ እና አጭር መሆኑን ለማረጋገጥ ኢሜልዎን ጮክ ብለው ያንብቡ።
ዘዴ 3 ከ 3 - Outlook ን ወይም የተቀናጀ የቀን መቁጠሪያ መተግበሪያን መጠቀም
ደረጃ 1. በ Outlook ውስጥ ባለው የመነሻ ትር ስር “አዲስ ስብሰባ” ላይ ጠቅ ያድርጉ።
ኩባንያዎ እንደ Outlook ን እንደ የተቀናጀ የቀን መቁጠሪያ ያለው የግንኙነት ዳታቤዝ የሚጠቀም ከሆነ ስብሰባዎን ለማቀናበር ይጠቀሙበት። ያ በተለምዶ እርስዎ ለሚሰሩዋቸው ሰዎች የመገናኛ ነጥብ ነው።
ኩባንያዎ Outlook ን ወይም እሱን የሚመስል ነገር የማይጠቀም ከሆነ ግብዣውን ለመላክ ከሥራ ጋር የተዛመደ ኢሜልዎን መጠቀም ይችላሉ።
ደረጃ 2. ከ “መርሐግብር ረዳት” መስኮት ውስጥ ጊዜ እና ቀን ይምረጡ።
አዲስ ስብሰባ ከፈጠሩ በኋላ የቀን መቁጠሪያው መስኮት ብቅ ይላል። “መርሐግብር ማስያዝ ረዳት” ላይ ጠቅ ያድርጉ እና ለስብሰባዎ የሚገኝን ጊዜ እና ቀን ያድምቁ።
እርስዎ እና የታሰበው ተሳታፊዎች የሚገኙበት ጊዜ መሆኑን ያረጋግጡ። በኩባንያዎ ማመልከቻ ላይ በመመስረት የእያንዳንዱን የጊዜ ሰሌዳ (ከእራስዎ በተጨማሪ) የእይታ ቅንብሮችን ማስተካከል ሊያስፈልግዎት ይችላል።
ደረጃ 3. በስማቸው በመተየብ ወይም የአድራሻ ደብተርዎን በመጠቀም ተሳታፊዎችን ያክሉ።
ስሞችን በእጅ ለማስገባት ወይም በአድራሻ ደብተርዎ ውስጥ ለማሸብለል እና ስማቸውን ከዝርዝሩ ውስጥ ለመምረጥ የጽሑፍ አሞሌው ላይ ጠቅ ያድርጉ። የሌሎች ሰዎችን ተገኝነት ለመፈተሽ “የጊዜ መርሐግብር ረዳት” ተግባሩን ይጠቀሙ።
ሰዎች የማይገኙ ከሆነ ፣ ስማቸው ጎልቶ ይታያል። ረዳቱ ለእርስዎ እና ለተሰብሳቢዎች መርሐግብሮች የሚስማሙ የተመከሩ የጊዜ ክፍተቶችን ያሳያል።
ደረጃ 4. ለስብሰባው የመጀመሪያ እና የመጨረሻ ጊዜዎችን ያዘጋጁ።
የስብሰባው ቀን ቀደም ብለው የመረጡት ቀን መሆኑን ያረጋግጡ ፣ አስፈላጊም ከሆነ ማንኛውንም ለውጥ ለማድረግ የቀን መቁጠሪያ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ። ከዚያ ትክክለኛውን የመነሻ እና የማብቂያ ጊዜዎችን ለመምረጥ በሰዓት ዝርዝሮች በስተቀኝ በኩል ወደታች የሚወርዱ ቀስቶችን ይጠቀሙ።
ምን እንደሚጠብቁ እንዲያውቁ እና መጓጓዣቸውን ወይም በስብሰባው ዙሪያ ሥራ መሥራት እንዲችሉ የመጨረሻ ጊዜዎችን ማከል የሰዎችን ጊዜ በጣም ያከብራል።
ደረጃ 5. በማያ ገጹ አናት ላይ ባለው “ስብሰባ” ትር ስር “ቀጠሮ” ን ጠቅ ያድርጉ።
ይህንን አዝራር ጠቅ ማድረግ ወደ አጠቃላይ የቀጠሮ ማያ ገጽ ይመልስልዎታል እና የመግቢያ መርሃ ግብርዎን ማየት አለብዎት። ከዚህ ሆነው አንድ ርዕሰ ጉዳይ ፣ ቦታ እና ማስታወሻዎች ማከል ይችላሉ።
በቀጠሮው ማያ ገጽ ላይ የመግቢያ መርሃ ግብርዎን ካላዩ ተመልሰው እስኪታዩ ድረስ ሂደቱን ይድገሙት።
ደረጃ 6. ትምህርቱን ፣ ቦታውን እና ማስታወሻዎቹን ሲያስገቡ የተወሰኑ ይሁኑ።
በጥቂት አጭር ቃላት (ለምሳሌ ፣ “መጪ የምርት ሙከራ”) ስብሰባው ምን እንደ ሆነ ተቀባዮች እንዲያውቁ ያድርጉ። የተለመደው የመሰብሰቢያ ቦታ ካልሆነ ወይም ለመድረስ አስቸጋሪ ከሆነ አቅጣጫዎችን በማቅረብ ስለ አካባቢው የተወሰነ ይሁኑ። ከስብሰባው ጋር የሚዛመዱ ማናቸውም ተጨማሪ ማስታወሻዎችን (እንደ ማንኛውም ቅድመ ዝግጅት ሥራ) ያክሉ።
- እርስዎ አስቀድመው ያውቁታል ብለው ቢያስቡም የአከባቢውን አድራሻ ይስጡ።
- ሲጨርሱ “ላክ” ን ጠቅ ያድርጉ።
ጠቃሚ ምክር
እንደ “አንጎል ማወዛወዝ” ያሉ በጣም ሰፊ ርዕሰ ጉዳዮችን ያስወግዱ ምክንያቱም ይህ ስለ ስብሰባው ዓላማ ብዙ ሰዎችን አይናገርም። በምትኩ ፣ “ለአዲስ ምርት ሻጮችን በአእምሮ ማሰባሰብ” ሊሉ ይችላሉ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ኢሜልዎን ወይም ግብዣዎን ሲያስተካክሉ ፣ አጭር እና እስከ ነጥቡ ድረስ ያቆዩት።
- ወዳጃዊ ፣ ሙያዊ የጽሑፍ ቃና ይጠቀሙ።
- እዚያ መሆን ያለበት ሁሉ መጋበዙን ለማረጋገጥ የተቀባዩን ዝርዝር ሁለቴ ይፈትሹ።
- ሁሉም አድራሻዎች ከተቀባዮች ተደብቀው እንዲቆዩ ከፈለጉ በ “bcc” መስመር ውስጥ አድራሻዎችን ይተይቡ።
ማስጠንቀቂያዎች
- ግብዣውን ወይም ኢሜልን ያለ ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ አይላኩ። ግብዣዎችዎን ያበሳጭ ይሆናል እና ያንን መረጃ የሚጠይቁ ብዙ ምላሾች ያገኛሉ።
- በሁሉም ክዳኖች ውስጥ አይፃፉ ፣ እሱ እንደ ጩኸት ይተረጎማል እና ከፍተኛ ሙያዊ ያልሆነ ነው።
