ማህደር የመረጃ ማከማቻ ወይም ጥበቃ ነው። ድርጅቶች የሰነዶችን የዕድሜ ልክ ለማሳደግ በየቀኑ የወረቀት ሰነዶችን ወደ ዲጂታል ይለውጣሉ። ያ ፣ ዛሬ በኮምፒዩተሮች ከሚመነጨው እጅግ በጣም ብዙ የውሂብ መጠን ጋር ተዳምሮ ሰነዶች መዛግብት አስፈላጊነት ውስጥ ብቻ ያድጋሉ ማለት ነው። ሰነዶችን እንዴት ማከማቸት እንደሚችሉ ካወቁ ኮምፒተርዎ የአሁኑን ሰነዶች በበለጠ በብቃት እንዲይዝ ቦታ ማስለቀቅ ይችላሉ።
ደረጃዎች
ደረጃ 1. ሰነዶችን በዚፕ ፋይል ውስጥ ያስቀምጡ።
በተለይ አስፈላጊ ፣ ግን አልፎ አልፎ በሚያስፈልጉ ፋይሎች ፣ ዚፕ ፋይሎች ሰነዶች በሃርድ ድራይቭዎ ላይ የሚወስዱትን ቦታ ይቀንሳሉ።
- ወደ ዚፕ ቅርጸት መለወጥ የሚፈልጉትን ፋይሎች በቀላሉ ያድምቁ።
- በመዳፊትዎ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና ከዚያ “ወደ ላክ” ን ይምረጡ።
- ፋይሎቹን ወደ “የታመቀ (ዚፕ) አቃፊ” መላክ ይፈልጋሉ።
- በዚፕ አቃፊው ላይ ሁለቴ ጠቅ በማድረግ ፋይሎቹ በእርግጥ መኖራቸውን ያረጋግጡ። እነሱ ከሆኑ ፣ ከዚያ ዋናዎቹን ፋይሎች መሰረዝ ይችላሉ።
ደረጃ 2. ሰነዶችዎን ወደ ተለየ የማከማቻ ሚዲያ ያዛውሩ።
ለዲጂታል ማህደር ታዋቂ ምርጫዎች ውጫዊ የቴፕ ድራይቭ ፣ ውጫዊ ደረቅ አንጻፊዎች ወይም አውራ ጣቶች ናቸው።
ደረጃ 3. ሲዲ ወይም ዲቪዲ መቅጃ ካለዎት ሰነዶችን ወደ ሲዲ ወይም ዲቪዲ ያስቀምጡ።
መጠባበቂያዎች ሌላ የማከማቻ መንገድ ናቸው ፣ ምንም እንኳን ይህንን ዘዴ በሌላ ስም ቢያውቁትም - ዲስክን ማቃጠል። ለምሳሌ ፣ ዊንዶውስ ፋይሎችን ወደ ሲዲዎች ወይም ዲቪዲዎች ለመቅዳት የቀጥታ ፋይል ስርዓት እና የተካነ ቅርጸት (በሌሎች መሣሪያዎች ውስጥ ተኳሃኝነት የተሻለ) ይጠቀማል።
- ለቀጥታ ፋይል ስርዓት በኮምፒተርዎ ሲዲ ወይም ዲቪዲ መቅጃ ውስጥ ሊፃፍ የሚችል ሲዲ ወይም ዲቪዲ ያስገቡ።
- የመገናኛ ሳጥኑ ሲታይ “ፋይሎችን ወደ የውሂብ ዲስክ ያቃጥሉ” ን ጠቅ ያድርጉ።
- ዲስኩን ይሰይሙ ፣ ከዚያ “ቀጣይ” ን ጠቅ ያድርጉ።
- ዲስኩ እስኪታይ ድረስ ባዶ አቃፊ ይጠብቁ። ይህ ማለት ዲስኩ ተቀርጾ ፋይሎችን ለመቅዳት ዝግጁ ነው ማለት ነው።
- ለማከማቸት በሚፈልጉት ሰነዶች አቃፊውን ይክፈቱ እና ፋይሎቹን ወደ ባዶ ዲስክ አቃፊ ይጎትቱ።
- ለአዋቂው ቅርጸት ፣ ሊፃፍ የሚችል ሲዲ ወይም ዲቪዲ በኮምፒተር ሲዲ ወይም ዲቪዲ መቅጃ ውስጥ ያስገቡ።
- የመገናኛ ሳጥኑ ሲታይ “ፋይሎችን ወደ የውሂብ ዲስክ ያቃጥሉ” ን ጠቅ ያድርጉ።
- ዲስኩን ይሰይሙ እና “የቅርጸት አማራጮችን አሳይ” ን ጠቅ ያድርጉ።
- “የተካነ” ን ይምረጡ እና “ቀጣይ” ን ጠቅ ያድርጉ።
- ዲስኩ እስኪታይ ድረስ ባዶ አቃፊ ይጠብቁ። ይህ ማለት ዲስኩ ተቀርጾ ፋይሎችን ለመቅዳት ዝግጁ ነው ማለት ነው።
- ለማከማቸት በሚፈልጉት ሰነዶች አቃፊውን ይክፈቱ እና እነዚህን ፋይሎች ወደ ባዶ ዲስክ አቃፊ ይጎትቱ።
ደረጃ 4. ሰነዶችን ወደ ክፍት ቦታ ማከማቻ ይላኩ።
- በማህደር ለተቀመጡ ፋይሎች ቦታ ሆኖ ከመሥራት በተጨማሪ ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ላይ የማከማቻ ሥፍራዎች እንደ እሳት እና ሃርድ ድራይቭ ውድቀቶች ካሉ አደጋዎች መረጃን ይጠብቃሉ።
- ይህንን አገልግሎት በሚሰጡ ብዙ ኩባንያዎች ፣ እንዴት እንደሚሠሩ እና ሰነዶችን ከቦታ ቦታ በማከማቸት ውስጥ ምን ዋስትናዎች እንደተካተቱ በቀጥታ ኩባንያ ማነጋገር አለብዎት።
ደረጃ 5. ለዲጂታል ማህደር ሶፍትዌር ይጠቀሙ።
- የሰነድን መልክ እና ስሜት ለመጠበቅ በጣም ከሚታወቁት ዘዴዎች አንዱ የፒዲኤፍ ፋይልን መፍጠር ነው። አዶቤ ያቀረበው ይህ ሶፍትዌር - - Adobe Acrobat በመባል የሚታወቀው - ሰነዶችን ከተለያዩ የሶፍትዌር ፕሮግራሞች ወደ ፒዲኤፍ ቅርጸት መለወጥ ቀላል ያደርገዋል። እንዲሁም እነዚህን ፋይሎች የሚፈጥሩ በርካታ ነፃ ፕሮግራሞች አሉ።
- ዝርዝር መግለጫዎች ይፋዊ መሆናቸው የወደፊቱ የ Adobe ሶፍትዌር ስሪቶች ቀደም ሲል የሰነዶችን ስሪቶች ማንበብ ይችላሉ ማለት ነው።
- በተጨማሪም ፣ የፒዲኤፍ አንባቢዎች ከ Adobe ድር ጣቢያ እንደ ነፃ ማውረድ በቀላሉ ይገኛሉ።
ደረጃ 6. ሰነዶችን በማህደር ለማስቀመጥ በቴክኖሎጂ ወቅታዊ ይሁኑ።
በቴክኖሎጂ ፈጣን መገለጥ ፣ ዛሬ ያለው ዛሬ ነገ ያረጀ ሊሆን ይችላል። በማህደር የተቀመጡ ፋይሎችን ወደ አዲስ ስርዓት በሚሸጋገሩበት ጊዜ ይህ ችግር ሊሆን ይችላል።
ጠቃሚ ምክሮች
- እርስዎ ወይም ሌሎች ሰዎች በጊዜ ሂደት አስፈላጊ ፋይሎችን ማግኘት እንዲችሉ ካታሎግ በማህደር የተቀመጡ ፋይሎች። ይህ የይዘት ስም ያላቸውን ፋይሎች ወይም አቃፊዎችን እና ፋይሎቹን ያካተቱበትን ቀኖች መሰየምን ያህል ቀላል ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ ፣ የንግድ መዝገቦችን በማህደር ካስቀመጡ ፣ አንድ አቃፊ “የንግድ ፋይሎች 1 ኛ ሩብ 1997” ብለው ሊሰይሙ ይችላሉ። በትላልቅ ስርዓቶች ውስጥ ፣ ማህደሮች ለካታሎግ ዓላማዎች ሜታዳታን ይጠቀማሉ።
- ፋይሎችን ለማከማቸት ሌላው ምክንያት አንዳንድ ጊዜ የመረጃ ቁጠባን የሚጠይቁ ሕጋዊ መስፈርቶች አሉ።
ማስጠንቀቂያዎች
- የመልቲሚዲያ መረጃ ብዙውን ጊዜ ከተለየ ሃርድዌር ወይም ሶፍትዌር ጋር የተገናኘ ሲሆን ከባለቤትነት ስርዓቶች ውጭ ተደራሽ ላይሆን ይችላል።
- አንድ አደጋ የፋይል ሙስና አደጋ ነው። የእርስዎን መረጃ ምትኬ ለማስቀመጥ በደንብ የተሞከረ ስርዓት መጠቀምዎን ያረጋግጡ።
- ሰነዶችን ለማከማቸት ስርዓት አለመኖሩ ወደ ሆን ተብሎ ወደ ፋይሎች መጥፋት ያስከትላል ፣ በተለይም በስህተት ከተሰረዙ።
