የሚሠራ ሰው ሁሉ ማለት ይቻላል ኢሜልን ይጠቀማል ፣ ግን በቀላሉ ሊያሸንፈን ይችላል። አንዳንዶቻችን ውጤታማ በሆነ ሁኔታ መቋቋም ከምንችለው በላይ ብዙ ኢሜሎችን እንቀበላለን። ለኢሜል በፍጥነት እና በትክክል ምላሽ መስጠት መቻል ጊዜን ለመቆጠብ እና የበለጠ ባለሙያ እንድንመስል ይረዳናል። ማስታወሻ:
እነዚህ ሁሉ እርምጃዎች እና የአስተያየት ጥቆማዎች በሁሉም የኢሜል አገልግሎቶች ውስጥ አይሰሩም ፣ ሆኖም ግን ሁሉም በ Gmail ውስጥ ይሰራሉ።
ደረጃዎች
ደረጃ 1. ሰዎች ኢሜል የሚጠቀሙበትን ምክንያት ይረዱ።
ኢሜል በሰዎች መካከል ለመግባባት ነው ፣ የጽሑፍ እና የእይታ መረጃን ከአንድ ሰው ወደ ሌላ / ሌሎች ብዙ ለመላክ ነው። አይደለም ለ:
- መረጃን ማከማቸት; በኮምፒተርዎ ወይም በደመና ውስጥ እንደ ሰነድ መረጃን ማከማቸት የተሻለ ነው
- ምን መደረግ እንዳለበት በማስታወስዎ; ይልቁንስ ለዚህ የሚደረጉትን ዝርዝር ወይም የቀን መቁጠሪያ ይጠቀሙ
ደረጃ 2. ኢሜይሎች የተደራጁ እንዲሆኑ ፣ እና ከመልዕክት ሳጥንዎ ውጭ መለያዎችን ወይም አቃፊዎችን ይጠቀሙ።
- ማድረግ ለሚገባቸው ነገሮች ‹ተከታይ› ወይም ‹ምላሽ› የሚል መለያ ይጠቀሙ። ከዚያ እነዚህን ወደ ማስታወሻ ደብተርዎ ወይም 'ለማድረግ' ዝርዝር ውስጥ ማከል አለብዎት።
- ሌላ ሰው በሚጠብቁበት ጊዜ ‹ምላሽ በመጠበቅ› ይጠቀሙ
- በተቻለ ፍጥነት መደረግ ላለባቸው ነገሮች 'አስቸኳይ' ይጠቀሙ
ደረጃ 3. ጠቃሚ መረጃን ያስቀምጡ ፣ ከዚያ ኢሜሉን በማህደር ያስቀምጡ።
- ማንኛውንም ዓባሪዎች ያውርዱ እና ፋይሎቹን በትክክለኛው ቦታ ላይ ያስቀምጡ
- ከዚያ ፣ ለኢሜይሉ ምላሽ የማይሰጡ ከሆነ ፣ በማህደር ያስቀምጡ
ደረጃ 4. ያጠናቀቋቸውን ኢሜይሎች በማህደር ያስቀምጡ።
ማህደርን አይፍሩ; እሱ በመሠረቱ ኢሜይሉን ከገቢ መልእክት ሳጥንዎ ወደ ‹ስም-አልባ› ሳጥን ያንቀሳቅሳል (በቴክኒካዊ መልኩ ‹የገቢ መልእክት ሳጥን› የሚለውን መለያ ያስወግዳል)
- አልሄደም - መሰረዝ ለዚህ ነው
- እሱ ሁል ጊዜ ፍለጋ የሚችል እና ማግኘት የሚችል ነው
ደረጃ 5. የስህተት ኢሜይሎችን ይሰርዙ ፣ ከዚያ ከምንጩ ይውጡ።
ይህ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ከአላስፈላጊ እና አላስፈላጊ ኢሜይሎች ነፃ ያደርገዋል።
- በመጀመሪያ መቀበል የሌለባቸውን ኢሜይሎች ይሰርዙ
- ለተወሰነ ጊዜ በ ‹ቢን› ውስጥ ከቆዩ በኋላ እነዚህ በፍለጋ ሊገኙ ወይም ሊገኙ አይችሉም
- እንደዚህ ዓይነቱን ኢሜል እንደገና ለመቀበል የማይፈልጉ ከሆነ በኢሜል ታችኛው ክፍል ላይ ያለውን ‘ከደንበኝነት ምዝገባ ይውጡ’ የሚለውን መረጃ በመፈለግ እሱን ከማግኘትዎ መውጣቱን ያረጋግጡ።
- ከእሱ ከደንበኝነት ምዝገባ መውጣት ካልቻሉ ኢሜይሉን እንደ አይፈለጌ መልዕክት ይመድቡ
ደረጃ 6. ለልዩ እና በጣም አስፈላጊ ወይም አስቸኳይ ኢሜይሎች ኮከቦችን ይጠቀሙ።
ብዙ ኮከብ የተደረገባቸው ኢሜይሎች መኖራቸው ኮከብ የተደረገባቸው ኢሜይሎች እንደማያስከትሉ ስለሚቆጥሩ ከዋክብትን በጥቂቱ ይጠቀሙ።
ጠቃሚ ምክሮች
- የኢሜልን ዓላማ ሁል ጊዜ ያስታውሱ እና ለሌላ ነገር ላለመጠቀም ይሞክሩ።
- የሚደረጉ ነገሮች ዝርዝር ፣ የቀን መቁጠሪያ ወይም ማስታወሻ ደብተር ፣ እና ጠቃሚ ሆኖ ካገኙት ሌላ ማንኛውም መሣሪያ ጋር በመሆን እንደ ‹ምርታማነት የሥራ ፍሰት› አካልዎ ኢሜልን ይጠቀሙ።
