አንድ አስፈላጊ የንግድ ኢሜል ለመተው ከባድ መስሎ ሊታይ ይችላል። መልእክትዎን ለመጨረስ ብዙ መንገዶች አሉ! በመጨረሻም ፣ ኢሜልዎን የሚዘጉበት መንገድ በጥቂት የተለያዩ ሁኔታዎች ላይ የሚመረኮዝ ይሆናል። እነዚህ እርስዎ የሚጽፉትን ሰው ምን ያህል እንደሚያውቁት ፣ የኢሜል ዓላማው ፣ እና የእርስዎ ኢሜል የሰንሰለት አካል መሆኑን የመሳሰሉትን ሊያካትቱ ይችላሉ። እነዚህን ምክንያቶች ከግምት ውስጥ በማስገባት ተገቢውን የመጨረሻ ዓረፍተ ነገር ይፍጠሩ። ከዚያ ትክክለኛውን የመለያ መውጫ ይምረጡ ፣ እና በፊርማዎ ውስጥ ምን እንደሚያስቀምጡ ይወስኑ።
ደረጃዎች
የ 3 ክፍል 1 - የመዝጊያ ንግግሮችዎን መጻፍ
ደረጃ 1. ተቀባዩን የኢሜልዎን ዓላማ ያስታውሱ።
በቢዝነስ መቼት ውስጥ ኢሜል ለመጻፍ ብዙ ምክንያቶች አሉ። የኢሜል ዋና ዓላማን መጠቆም እሱን ለመጠቅለል በጣም ጥሩውን መንገድ ለመወሰን ይረዳዎታል።
- ለምሳሌ ፣ ጥያቄ እየጠየቁ ከሆነ ፣ “ስለ ጊዜዎ አመሰግናለሁ” ወይም “ስለአስተያየትዎ እናመሰግናለን” በሚለው ነገር ያጠናቅቁ።
- ለመረጃ ወይም ለእርዳታ ጥያቄ ምላሽ እየሰጡ ከሆነ ፣ “ይህ ይረዳል ብዬ ተስፋ አደርጋለሁ!” ብለው መጨረስ ይችላሉ። ወይም “እኔ የምረዳበት ሌላ መንገድ ካለ ያሳውቁኝ።”
- ፊት-ለፊት ስብሰባ እያዘጋጁ ከሆነ ፣ “በሚቀጥለው ሳምንት እንገናኝ!” በሚለው ነገር ሊጨርሱ ይችላሉ።
ደረጃ 2. ለአድማጮችዎ ተስማሚ ቃና ይጠቀሙ።
እርስዎ የሚጽፉትን ሰው ምን ያህል በደንብ እንደሚያውቁት ፣ ከእነሱ ጋር ምን ዓይነት ግንኙነት እንዳለዎት እና ምን ለማከናወን እንደሚሞክሩ ያስቡ። ለከፍተኛ-ደረጃ ሥራ አስኪያጅ ወይም ለአስፈላጊ አዲስ ደንበኛ ኢሜል ምናልባት ለታዋቂ የሥራ ባልደረባው ከኢሜል የበለጠ መደበኛ መሆን አለበት።
- ለምሳሌ ፣ ከደንበኛ ጋር ስብሰባ እያዘጋጁ ከሆነ ፣ ጥሩ የመዝጊያ መግለጫ እንደዚህ ያለ ነገር ሊሆን ይችላል ፣ “በ 24 ኛው ቀን ስብሰባችንን በጉጉት እጠብቃለሁ። ማናቸውም ጥያቄዎች ካሉዎት እባክዎን በ 555-555-5555 ያነጋግሩኝ።
- በሌላ በኩል ፣ እርስዎ በደንብ ከሚያውቁት የሥራ ባልደረባዎ ጋር የወዳጅነት ስብሰባ እያዘጋጁ ከሆነ ፣ “ጥሩ ይመስላል!” በሚለው ነገር ማለቁ ፍጹም ጥሩ ሊሆን ይችላል። ደህና ሁን!:)”
ደረጃ 3. ኢሜልዎ የሰንሰለት አካል ከሆነ የመዝጊያ መግለጫ አያካትቱ።
አሁን ስላለው ርዕስ የመጀመሪያ ኢሜልዎ ከሆነ ፣ ወይም በተለይ አስፈላጊ ኢሜል ከሆነ ፣ ምናልባት የመዝጊያ ምስጋና ማካተት ወይም “ለድርጊት ጥሪ” ማካተት ጥሩ ሀሳብ ሊሆን ይችላል። ሆኖም ፣ በንግድ ኢሜይሎች ውስጥ አጭርነት አስፈላጊ ነው። ኢሜልዎ የረዥም ሰንሰለት አካል ከሆነ ፣ በጣም አስፈላጊ ከሆነው መረጃ ባሻገር ማንኛውንም ነገር ማካተት ላይፈልጉ ይችላሉ።
ለምሳሌ ፣ ስለ አንድ ተልእኮ ከአለቃዎ ጋር በኢሜል ላይ ረጅም ውይይት እያጠናቀቁ ከሆነ ፣ “እሺ” ከሚለው በላይ ብዙ ነገር ላያስፈልግዎት ይችላል። አርብ ቀኑ ከማለቁ በፊት እንዲደረግ አደርጋለሁ። - ኤም.”
የ 3 ክፍል 2-የመመዝገቢያ ምርጫን መምረጥ
ደረጃ 1. ከኢሜልዎ ቃና ጋር የሚዛመድ የመለያ መውጫ ይምረጡ።
ኢሜልዎ መደበኛ ከሆነ ፣ እንደ “ምርጥ ሰላምታዎች” ወይም (ይበልጥ መደበኛ ለሆነ ንክኪ) “ከልብ” በመሳሰሉ ነገሮች ይግቡ። ለአነስተኛ መደበኛ ኢሜይሎች ፣ እንደ “ይንከባከቡ” ወይም “ደስተኞች” ያሉ ነገሮችን በመጠቀም ጥሩ ሊሆኑ ይችላሉ።
እርስዎ ከሚጽፉት ሰው የቀደሙ ኢሜይሎች ካሉዎት ፣ የእነሱን መግቢያ ተመልክተው ቃናዎን ከነሱ ጋር ማዛመድ ይችሉ ይሆናል። ለምሳሌ ፣ እንደ “ሞቅ ያለ ሰላምታ” በሚለው ነገር የመፈረም አዝማሚያ ካላቸው ፣ ተመሳሳይ በሆነ መደበኛነት ደረጃ መፈረም አለብዎት።
ደረጃ 2. ከዓላማዎ ጋር የሚስማማ የመለያ መውጫ ይጠቀሙ።
ልክ እንደ መዘጋቱ ዓረፍተ ነገር ፣ ምዝገባ መውጣት የኢሜልዎን ዓላማ ሊያንፀባርቅ ይችላል። ለምሳሌ ፣ ቀለል ያለ ጥያቄ እየጠየቁ ወይም ለአንድ ነገር በአጭሩ ምስጋና የሚገልጹ ከሆነ ፣ እንደ “ብዙ ምስጋናዎች” ወይም “በጣም አመሰግናለሁ” ፣ ከዚያ ፊርማዎን ይከተሉ።
ደረጃ 3. በጣም አፍቃሪ የሆነውን ማንኛውንም ነገር ያስወግዱ።
የሚጽፉትን ሰው በደንብ ካላወቁ ፣ በጣም ጨካኝ ፣ መደበኛ ያልሆነ ወይም አፍቃሪ ማንኛውንም ነገር ያስወግዱ። በአጠቃላይ እንደ “ፍቅር” ፣ “XOXO” ወይም “እቅፍ” ያሉ ነገሮች በንግድ ኢሜይሎች ውስጥ ጥቅም ላይ መዋል የለባቸውም።
ደረጃ 4. በአጭሩ ወይም በሰንሰለት ኢሜይሎች ውስጥ መግቢያውን ይዝለሉ።
ኢሜልዎ የረዥም ሰንሰለት አካል ከሆነ ፣ ወይም አንድን ነገር በጣም በአጭሩ እና በፍጥነት ለሥራ ባልደረባዎ ለመግባባት እየሞከሩ ከሆነ ፣ ምዝገባን ጨርሶ ማካተት አስፈላጊ ላይሆን ይችላል።
የመለያ መውጫውን በአጠቃላይ ሲዘሉ ምቾት የማይሰማዎት ከሆነ ፣ እንደ –Bernice ወይም –B ያለ ቀላል የመለያ መውጫ። ለአጭር ፣ መደበኛ ያልሆኑ ኢሜይሎች ጥሩ መሆን አለበት።
ክፍል 3 ከ 3 - ኢሜልዎን መፈረም
ደረጃ 1. መሰረታዊ የመታወቂያ መረጃዎን ያካትቱ።
በፊርማዎ ውስጥ ምን ያህል መረጃን ያካተቱ እርስዎ ዘጋቢዎን ምን ያህል እንደሚያውቁ እና ምን ያህል ጊዜ ከእነሱ ጋር እንደተገናኙ ይወሰናል።
- ለመጀመሪያ ጊዜ ኢሜል ምናልባት ቢያንስ ሙሉ ስምዎን ፣ የሥራዎን ማዕረግ ፣ የሥራ ቦታን እና የስልክ ቁጥርዎን ማካተት አለበት።
- ከሥራ ባልደረባዎ ወይም ኢሜልዎን በተደጋጋሚ ከሚልከው ሰው ጋር በሚገናኙበት ጊዜ ፣ ምናልባት በስምዎ ወይም በመነሻዎ መፈረም በቂ ነው።
ደረጃ 2. ፊርማዎን በአጭሩ ይያዙ።
በአጠቃላይ ፣ ከብዙ ተጨማሪ ጽሑፍ እና ምስሎች ጋር የንግድ ኢሜልን አለመዝለቁ የተሻለ ነው። እንደ ጥቅሶች ፣ ብልጭ ድርግም ያሉ ግራፊክስ ወይም ብዙ አገናኞች ያሉ በኢሜል ፊርማዎ ላይ አላስፈላጊ ነገር ከማከል ይቆጠቡ።
ደረጃ 3. ራስ -ሰር ፊርማ ያዘጋጁ።
አስፈላጊ ኢሜል በላኩ ቁጥር የሥራ ስምዎን እና የእውቂያ መረጃዎን መጻፍ የማይፈልጉ ከሆነ ፣ የኢሜል ደንበኛዎ በራስ -ሰር ወደ መልዕክቶችዎ የሚጨምርበትን ፊርማ መፍጠር ይፈልጉ ይሆናል።
እንደ Outlook ያሉ አንዳንድ ፕሮግራሞች ብዙ ፊርማዎችን እንዲፈጥሩ ይፈቅዱልዎታል ፣ ስለሆነም ለማንኛውም ኢሜል በጣም ተስማሚ የሆነውን መምረጥ ይችላሉ።
ጠቃሚ ምክሮች
-
ፊርማዎ እንደዚህ ያለ ነገር ሊመስል ይገባል -
- ከሰላምታ ጋር,
- ጄን ዶ ፣ የገቢያ ተንታኝ
- ሜጋኮር
- 214-444-1234
- በአብዛኛዎቹ የኢሜል ደንበኞች ውስጥ እንደ Outlook ፣ ወዘተ ከእያንዳንዱ ኢሜል ጋር የሚጣበቅ ፊርማ ማዘጋጀት በጣም ቀላል ነው።
ማስጠንቀቂያዎች
- ከተቻለ ሌላ ሰው ሥራዎን በእጥፍ እንዲፈትሽ ያድርጉ። ለትክክለኛ ማጣራት ምንም ምትክ የለም።
- ሁሉንም ፊደሎች ከመላክዎ በፊት ያርትዑ እና ያስተካክሉ - ማለትም ፣ ለትክክለኛ ሰዋሰው እና የፊደል አጻጻፍ ያንብቡ እና የጽሕፈት ስህተቶችን ያስወግዱ። አሻሚ ቋንቋን ይለውጡ ፣ ለምሳሌ ፣ ግልጽ ያልሆኑ ቃላትን እና ሀረጎችን ፣ ወይም ድርብ ትርጉም ያላቸውን።
- ሶፍትዌሩ ብዙውን ጊዜ በትክክል የተጻፈ ቃልን ስለሚያካትት ግን ለአገባቡ ትክክለኛ ቃል ስላልሆነ የፊደል ፍተሻን መጠቀም አይሳሳትም። “የባንክ መዝገብ” ወደ “ባዶ ጥቅልል” መለወጥ በእርግጥ የዓረፍተ ነገሩን ትርጉም ይለውጣል። የሶፍትዌሩ ጥቆማዎች ሁል ጊዜ ትክክል ስላልሆኑ በእራስዎ የሰዋስው ስውር እውቀት ላይ መታመን አለብዎት።
