ያልተስተካከለ የመልዕክት ሳጥን ተጠቃሚዎች አስፈላጊውን ኢሜላቸውን እንዲያገኙ ሊያደርጓቸው ይችላል። የማይክሮሶፍት አውትሉል ኢሜይሎችዎን ለማጣራት እና መልዕክቶችዎን በተሻለ ሁኔታ ለማስተዳደር የሚያግዙ በጣም ጠቃሚ መሳሪያዎችን ሰጥቷል። Outlook እንኳን ለእርስዎ ውጤታማነትን እና አፈፃፀምን ለማሳደግ ሊረዳ ይችላል። እርስዎ Outlook 2010 ን ፣ Outlook 2007 ን ወይም Outlook 2003 ን የሚጠቀሙ ይሁኑ ፣ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ለማፅዳት የሚከተሉትን መሣሪያዎች በመጠቀም ፣ እንዲሁም የሚፈልጉትን መረጃ ለማግኘት ቀላል በማድረግ ኢሜይሎችዎን በቀላሉ ማቀናበር ይችላሉ።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 6: ማጣራት
ደረጃ 1. መልእክቶቹን በፍጥነት ያጣሩ።
Outlook 2010 መልዕክቶችን በቀናት ለመደርደር እና በውይይት ውስጥ ለማቀናበር የሚረዳ አዲስ ባህሪ አለው።
- ይህንን ባህሪ በሚጠቀሙበት ጊዜ ፣ ተመሳሳይ ጭብጥ ያላቸው መልዕክቶች እንደ ውይይት ይታያሉ እና ተጠቃሚዎች ከርዕሰ -ጉዳዩ መስመር በግራ በኩል ባለው አዶ ላይ ጠቅ በማድረግ ማየት ፣ ማስፋት ወይም መቀነስ ይችላሉ። በእያንዳንዱ ውይይት ውስጥ ያሉት መልእክቶች ከላይ ከተቀመጠው አዲሱ መልእክት ጋር ይመደባሉ። አዲስ መልእክት ሲደርሰው ፣ ሁሉም ውይይቶች የኢሜይሎችን ፍሰት በቀላሉ ለመከታተል ወደሚረዳዎት የኢሜል ዝርዝር አናት ላይ ይንቀሳቀሳሉ።
- ውይይቱን ለማግበር በውይይት ቡድኑ የእይታ ትር ውስጥ እንደ ውይይት አሳይ ሳጥኑ ላይ ምልክት ያድርጉ። ከማፅጃ ባህሪ ጋር የውይይት መጠንን መቀነስ ይችላሉ። ይህ ባህሪ በውይይቱ ውስጥ የተባዙ መልዕክቶችን ለማስወገድ ይረዳል።
- በሰርዝ ቡድኑ ውስጥ ባለው የመነሻ ትር ላይ “አጽዳ” የሚለውን ጠቅ ያድርጉ እና “ንፁህ ውይይት” ን ጠቅ ያድርጉ። በሁሉም የ Outlook ስሪቶች ውስጥ ተጠቃሚዎች በኢሜል አቃፊው ውስጥ የተመደቡበትን መንገድ በመቀየር በመልዕክት ሳጥን አቃፊው ውስጥ ያሉትን መልእክቶች በፍጥነት ማግኘት ይችላሉ። ለምሳሌ ኢሜይሎችዎን በቀን ፣ ላኪ እና ፋይል መጠን ወይም አስፈላጊነት ደረጃ መለየት ይችላሉ።
ደረጃ 2. ደረጃቸውን የጠበቁ ርዕሰ ጉዳዮችን ይጠቀሙ።
በየጊዜው በሚለዋወጡ ርዕሶች መካከል ትኩረትን ለመቀየር የሚያስፈልገው የአዕምሮ ጉልበት ያጠፋል ፣ ድምጹን አይደለም። በቅደም ተከተል ወይም “በጣም አስፈላጊ በሆነ ሰው” በተከታታይ ቅደም ተከተል የማንበብ አዝማሚያ አለዎት። ይህ የአንጎል ማቃጠል ነው። ይልቁንስ ይህንን ደንብ ይጠቀሙ; እሱ ከቀጥታ ሪፖርቶች ኢሜልን የሚመለከት እና ከንግግር ሰንሰለቶች በተሻለ ሁኔታ ይሠራል።
- በጣም የሚጨነቁዎትን ከፍተኛ 2-5 ፕሮጄክቶችን ይለዩ ፤ እነዚህን ለማንፀባረቅ የርዕስ ርዕሶችን ይፍጠሩ።
- በእነዚህ መደበኛ የርዕስ ርዕሶች ለእነዚያ ሁሉ ኢሜይሎች የመጀመሪያ ትኩረት እንደሚሰጡ ለቡድኑ ያሳውቁ። እነዚህ ርዕሰ ጉዳዮች በአሁኑ ጊዜ የእርስዎ ዋና ቅድሚያ የሚሰጣቸው ፕሮጀክቶች ናቸው - - የእርስዎ ኢሜል በርዕሰ -ጉዳይ መስመር ይደረደራል እና ቅድሚያ የሚሰጠው ቅድሚያ ይነበባል/ምላሽ ይሰጣል።
- አግባብ ባልሆነ መንገድ የተሰየሙ ኢሜይሎች በደል አድራጊውን ላኪ ለ 1-x ቀናት በጥቁር መዝገብ ውስጥ እንደሚይዙ ግልፅ ያድርጉ።
ዘዴ 2 ከ 6: መቧደን
ደረጃ 1. ተመሳሳይ መልዕክቶችን በአቃፊዎች ውስጥ ይሰብስቡ።
አዲስ የኢሜል አቃፊ በመፍጠር ተጠቃሚዎቹ ተዛማጅ መልዕክቶችን በአቃፊዎች ውስጥ አንድ ላይ ማሰባሰብ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ መልዕክቶችን በርዕሰ ጉዳይ ፣ በፕሮጀክት ፣ በግንኙነት ወይም ለሥራዎችዎ ወይም ለትርፍ ጊዜዎ ተስማሚ በሆኑ ሌሎች ምድቦች መሰብሰብ ይችላሉ። ተጠቃሚዎቹም ከአለቃዎ ወይም ለተላከላቸው መልእክቶች ሁሉ ማዳን የሚፈልግበትን የመርህን መረጃ ጨምሮ አቃፊ መፍጠር ይችላሉ። በ Outlook 2010 ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር ፣ በአቃፊው ትር ላይ ፣ በአዲሱ ውስጥ ፣ አዲስ አቃፊን ጠቅ ያድርጉ። በ Outlook 2007 ወይም Outlook 2003 ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር ፣ በምናሌ አሞሌው ላይ ፣ ፋይል ላይ ጠቅ ያድርጉ ፣ አዲስ ከዚያም አቃፊን ይምረጡ።
ዘዴ 3 ከ 6 የፍለጋ አቃፊ
ደረጃ 1. መልዕክቶችን ለማግኘት የፍለጋ አቃፊ ይፍጠሩ።
የፍለጋ አቃፊ የኢሜል መልዕክቶችን ስብስብ ለማግኘት ፈጣን እና ምቹ መንገድ ነው። በሚፈልጉት ባህሪዎች ላይ በመመስረት በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ያሉትን ሁሉንም መልእክቶች የሚያሳዩ ምናባዊ አቃፊዎችን አያቀርብም ፣ ግን ማንኛውንም መልዕክቶችን አያስቀምጥም። የ Outlook ፍለጋ አቃፊዎች እንደ ያልተነበበ ደብዳቤ ያሉ ነባሪ ባህሪያትን ያቀርባሉ ነገር ግን የራስዎን ደንብ መፍጠር ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ ከአንድ የተወሰነ ፕሮጀክት ፣ አስፈላጊ ደንበኛ ወይም ከመጪው ስብሰባ ጋር የተዛመዱ ሁሉንም መረጃዎች ለማግኘት ለማገዝ የፍለጋ አቃፊን መጠቀም ይችላሉ።
- በ Outlook 2010 ውስጥ የፍለጋ አቃፊ ለመፍጠር ፣ በአቃፊው ትር ላይ ባለው ደብዳቤ ውስጥ ፣ በአዲሱ ውስጥ ፣ አዲስ የፍለጋ አቃፊን ጠቅ ያድርጉ።
- በ Outlook 2007 ወይም Outlook 2003 ውስጥ የፍለጋ አቃፊ ለመፍጠር ፣ በፋይል ምናሌው ላይ ባለው ደብዳቤ ውስጥ አይጤውን ወደ አዲሱ ያንቀሳቅሱት እና በፍለጋ አቃፊው ላይ ጠቅ ያድርጉ።
ዘዴ 4 ከ 6 የኢሜል ማጣሪያ
ደረጃ 1. በኢሜል ማጣሪያ አማካኝነት አላስፈላጊ ኢሜሎችን ይቀንሱ።
Outlook Junk Email ማጣሪያን በመጠቀም አላስፈላጊ የኢሜል መልዕክቶችን ከመልዕክት ሳጥን ይጠብቁ። ይህ ማጣሪያ እንደ አላስፈላጊ ኢሜይሎች የተጠቆሙትን ኢሜይሎች በመልዕክት ሳጥኑ ውስጥ ወደተለየ አቃፊ ይልካል። በስህተት ምንም ትክክለኛ ኢሜይሎች አለመኖራቸውን ለማረጋገጥ ተጠቃሚዎቹ የዚህን አቃፊ ይዘት ማየት ይችላሉ። ከሆነ ፣ በመልዕክቶች ላይ የተሳሳተ ምልክት እንዳይኖር ማጣሪያውን ማስተካከል አለብዎት።
ዘዴ 5 ከ 6: የቀለም ምድብ
ደረጃ 1. የቀለም ምድብ መድብ።
እንደ ማስታወሻ ፣ ዕውቂያዎች እና ቀጠሮዎች ባሉ Outlook ውስጥ ላልተዛመደ የኢሜል መልእክት ቡድን እና ለሌሎች ምድቦች አንድ ቀለም ይመድቡ። ከዚያ ሆነው ተጠቃሚዎቹ በቀላሉ መለየት እና መደርደር ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “የኮምፒተር ሽያጭ” የሚባል ምድብ በመፍጠር እና መልእክቶቹን ለእሱ በመመደብ ሁሉንም መልእክቶች ፣ ቀጠሮዎች እና እውቂያዎች ለኮምፒዩተር ሽያጭ ፕሮጀክት በቀላሉ መከታተል ይችላሉ።
ዘዴ 6 ከ 6: ባንዲራ
ደረጃ 1. ለክትትል ይጠቁሙ።
የኢሜል መልእክቶችን እና ተግባሮችን ለመደርደር ወይም ምልክት ለማድረግ ለማገዝ ተጠቃሚዎቹ ለክትትል ባህሪን መጠቀም ይችላሉ። ሰንደቆቹ አንድን ጉዳይ እንዲከታተሉ ፣ ለተጠየቀው መልእክት እና ግንኙነት የአንድን ሰው ጥያቄ ወይም ትዕዛዝ እንዲያመለክቱ ይጠቁሙዎታል። እንዲሁም ምን ማድረግ እና መቼ ማድረግ እንዳለብዎት በትክክል ስለሚያውቁ የኢሜል አቃፊዎን በቀላሉ ሊያቀናጁ ይችላሉ። ያስታውሱ አንድ ተግባር ሲፈጥሩ እና ለሥራው ጊዜ ያለፈበትን ቀን ሲያወጡ ፣ ለድርጊቱ ጊዜ ያለፈበትን ቀን እንዳይረሱ እና እንዲፈጽሙ በራስ -ሰር ይጠቁማል።
