ለደንበኛ አገልግሎት ኢሜል መላክን በተመለከተ ፣ አንዳንድ ሰዎች ተጣብቀው ሊሰማቸው ይችላል። በወረቀት ላይ ይሠሩ ስለነበር እነዚህን ደብዳቤዎች በኢሜል መልክ እንዴት እንደሚሠሩ? ለደንበኛ አገልግሎት ጥያቄ ምን ዓይነት ስምምነቶች ወይም ፕሮቶኮሎች ይተገበራሉ? ምንም እንኳን ይህ በኢንዱስትሪ ፣ በክልል እና በባህል የሚለያይ ቢሆንም የደንበኛ አገልግሎት ኢሜይሎችዎ ውጤታማ መሆናቸውን ለማረጋገጥ አንዳንድ የተለመዱ መመሪያዎች አሉ።
ደረጃዎች
ናሙና ኢሜል
ናሙና የደንበኛ አድናቆት ደብዳቤ
WikiHow ን ይደግፉ እና ሁሉንም ናሙናዎች ይክፈቱ.
የ 3 ክፍል 1 - ድር ጣቢያውን መገምገም
ደረጃ 1. መልስ ይፈልጉ።
ለማንኛውም ኩባንያ ለደንበኛ አገልግሎት ክፍል ኢሜል ለመጻፍ ከመቀመጥዎ በፊት ለጥያቄዎ መልስ ቀድሞውኑ በድር ጣቢያቸው ላይ አለመሆኑን ማረጋገጥ አለብዎት። ብዙ ኩባንያዎች በድር ጣቢያዎቻቸው የተለያዩ ገጾች ላይ ለተለመዱት ጥያቄዎች መልሶች አሏቸው ፣ ብዙውን ጊዜ ተደጋጋሚ ጥያቄዎች እና የድጋፍ ገጾች።
ከማንኛውም ገጽ ወደ ታች በማሸብለል እና “እኛን ያነጋግሩ” ወይም “እገዛ” ወይም “የደንበኛ አገልግሎት” የሚለውን አገናኝ ጠቅ በማድረግ አብዛኛውን ጊዜ የእነዚህ የኩባንያ ድርጣቢያዎች መዳረሻን ማግኘት ይችላሉ።
ደረጃ 2. የደንበኛ ድጋፍ ገጽን ያግኙ።
በድር ጣቢያቸው ታችኛው ክፍል ለደንበኛ አገልግሎት አገናኝ ካላዩ የፍለጋ ሳጥኑን መጠቀም ይችሉ ይሆናል። ብዙውን ጊዜ እርስዎ የሚተይቡት መስክ ወይም በኩባንያው መነሻ ገጽ በላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ የማጉያ መነጽር አዶ አለ። እንደ “የደንበኛ አገልግሎት” ወይም “እውቂያ” ባሉ የፍለጋ ቃላት ውስጥ ይተይቡ እና አስገባን ይምቱ።
-
ብዙውን ጊዜ “እኛን ያነጋግሩን” የሚለው ገጽ ኩባንያዎች ደንበኞች አስተያየቶቻቸውን ወይም ቅሬታቸውን እንዲያቀርቡ የኢሜል መስክ የሚያቀርቡበት ነው።
በኢሜል ቅጂ መላክዎን ለማረጋገጥ ይህንን ገጽ ይመልከቱ። ካልሆነ ፣ የመልእክትዎን መዝገብ መያዝ እንዲችሉ በግል የኢሜል መለያዎ ውስጥ የሚጠቀሙበት የኢሜል አድራሻ ድር ጣቢያውን ይፈልጉ።
ደረጃ 3. የፍለጋ አሞሌውን ይጠቀሙ።
የደንበኛ አገልግሎትን የኢሜል አድራሻ ለማግኘት በተጠቀሙበት በተመሳሳይ የፍለጋ አሞሌ ውስጥ ጥያቄ ያለዎትን ንጥል ይፈልጉ። በዚህ መንገድ የእርስዎን ጉዳይ ወይም ጥያቄ መፈለግ ኢሜል መላክ ሳያስፈልግዎት መልሱን ሊገልጥ ይችላል።
- ኢሜል ሲልኩ ብልህ እና ክብርን ለማሳየት ይህ አስፈላጊ ነው። በድር ጣቢያው ላይ ቀድሞውኑ ስለሚታየው ነገር ከጻፉ ፣ የደንበኛ አገልግሎት ቡድኑ እንደ ተፈላጊ እና ሰነፍ ደንበኛ ሆኖ ሊያይዎት ይችላል ፣ እና ስለሆነም ትርፋማ አይደለም።
- እንዲሁም ተደጋጋሚ ጥያቄዎችን ይመልከቱ። ብዙ ጊዜ ለጥያቄዎ መልስ ቀድሞውኑ ተጠይቆ በተደጋጋሚ በሚጠየቀው ጥያቄ መልክ ታትሟል። ለዚህም ነው ብዙ ድር ጣቢያዎች እንደዚህ ያለ ገጽ ያላቸው - የደንበኛ አገልግሎት ኢሜይሎችን በትንሹ ለማቆየት።
ደረጃ 4. የኩባንያውን ፖሊሲ ይከልሱ።
በፍለጋ አሞሌው ውስጥ ወይም በጥያቄዎች ስር ለጥያቄዎ መልስ ካላገኙ በ ‹ስለ እኛ› ወይም በመመሪያ ፖሊሲ ገጾች ውስጥ ሊያገኙት ይችሉ ይሆናል። እንደገና ወደ ድር ጣቢያው ታችኛው ክፍል ይሸብልሉ እና ያሉትን አገናኞች ይመልከቱ። ለጥያቄዎ መልስ ሊይዝ የሚችል ማንኛውንም አገናኝ ይፈልጉ - ስለ እኛ ፣ ማውጫ ፣ የብድር ካርድ ፣ የምርት ተገኝነት ፣ የመመለሻ ፖሊሲ ፣ የግላዊነት ፖሊሲ ፣ የአጠቃቀም ውሎች እና የመሳሰሉት።
ከነዚህ አገናኞች በአንዱ ስር መልስ ባያገኙም ፣ በኢሜልዎ ውስጥ የሚፈልጉትን ከእነሱ ለማግኘት የኩባንያውን ተጨማሪ ዕውቀት መጠቀም ስለሚችሉ በእነሱ ውስጥ መፈለግ ጠቃሚ ነው።
ክፍል 2 ከ 3 - ኢሜሉን መጻፍ
ደረጃ 1. ቅሬታ ወይም የአድናቆት ኢሜል መሆኑን ይወስኑ።
ከደንበኛ ድጋፍ ጋር ሁሉም የኢሜል ግንኙነቶች ቅሬታዎች ወይም ጥያቄዎች መሆን የለባቸውም። ስለ ጥሩ የደንበኛ አገልግሎታቸው በቀላሉ ማመስገን ይፈልጉ ይሆናል። እንደዚህ ያሉ አዎንታዊ ኢሜይሎች ጥያቄዎችን የሚያቀርቡ ኢሜይሎችን ያህል በአብዛኛዎቹ ኩባንያዎች ይቀበላሉ።
እውነታው አንዳንድ ጊዜ ቅሬታ በስልክ ጥሪ መመዝገብ ከኢሜል የበለጠ ፈጣን እና ቀጥተኛ ነው። ኢሜል ምስጋናዎን ለማቅረብ ወይም አፋጣኝ መልስ የማይፈልግ ጥያቄ ለመጠየቅ በጣም ጥሩ ነው ፣ ነገር ግን አንድ ችግር ወዲያውኑ እንዲፈታ ከፈለጉ በጣም ጥሩው መንገድ መደወል ነው።
ደረጃ 2. ግልጽ የሆነ የርዕሰ -ጉዳይ መስመር ይፃፉ።
የርዕሰ -ጉዳይ መስመርዎን ትርጉም ያለው እና እስከ ነጥቡ ድረስ ያድርጉት። ፈጣን ምላሽ እንዲያገኙ የገቢ መልእክት ሳጥናቸውን የሚመለከተው የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ መጀመሪያ የእርስዎን እንዲያስተውል ይፈልጋሉ። ርዕሰ ጉዳዩን አጭር ያድርጉት ፣ የኢሜልዎን ማጠቃለያ ይዘዋል እና እንዲከፈት ይለምኑ።
ለምሳሌ “ውሻ የሕይወቴ ዋስትና ቻኮስ-ምትክ የሚያስፈልገው”
ደረጃ 3. ከሰላምታ ጋር ይክፈቱ።
አንዴ ጠንካራ የርዕሰ -ጉዳይ መስመርን ከቸነከሩ በኋላ ቀጣዩ ደረጃ ለደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ሰላምታ መስጠት ነው። ወደ ችግርዎ ብቻ አይሂዱ። በስልክ ጥሪ ወይም በአካል ሰላምታውን አይዘሉም ፣ አይደል? እንደ “ውድ የደንበኛ አገልግሎት ቡድን” ቀላል ሊሆን ይችላል።
- ከሰላምታዎ ውስጥ ለማስገባት ስም ለማግኘት ይሞክሩ። አንዳንድ ትናንሽ ኩባንያዎች የደንበኞቻቸውን አገልግሎት ተወካዮች ስም ሊዘረዝሩ ይችላሉ ፣ እና ይህንን መጠቀሙ የበለጠ ግላዊ እና አብሮ ለመስራት የሚፈለግ ያደርግዎታል።
- ይህንን ሰላምታ በኮማ ወይም በኮሎን መጨረስ ይችላሉ። ውድ የደንበኛ አገልግሎት ፣ ወይም ውድ የደንበኛ አገልግሎት -
ደረጃ 4. መደበኛ የአጻጻፍ ልምዶችን ይያዙ።
መደበኛ ዓይነትን በመጠቀም የሪፖርቱን አክብሮት ይጠብቁ። ሁሉንም ካፒቶች ፣ የአቢይ ሆሄ እና ንዑስ ፊደላትን ድብልቅ ወይም የስክሪፕት ቅርጸ -ቁምፊዎችን አይጠቀሙ። መደበኛ ሥርዓተ ነጥብ ፣ ፊደል እና አቢይ ሆሄ በመጠቀም ብቻ ይተይቡ። ይህ ኢሜልዎ በቁም ነገር እንዲወሰድ ይረዳል።
ደረጃ 5. ጨዋነት ያለው ቃና ይኑርዎት።
ምንም እንኳን ቅሬታ ቢመዘግቡም ወይም ብስጭትዎን ቢገልፁም ጨዋነት ያለው ቃና ይያዙ። እርስዎ እንደ ደንበኛ የበለጠ ዋጋ ይሰጡዎታል እና በምላሹ የበለጠ ትሁት ህክምና ይሰጡዎታል።
ደረጃ 6. እራስዎን ይለዩ።
ለተወካዩ ከሰላምታዎ በኋላ እራስዎን ያስተዋውቁ። ለመጀመሪያ ጊዜም ሆነ ለመድገም ስምዎን ያቅርቡ እና ምን ዓይነት ደንበኛ እንደሆኑ ያብራሩ። በሁለቱም ሁኔታዎች ተወካዩ ንግድዎን ለመጠበቅ ይፈልጋል። አስፈላጊ ከሆነ ፣ ጂኦግራፊያዊ አካባቢዎን (ለምሳሌ ለቤት ውጭ ምርት ወይም አገልግሎት) ይጥቀሱ።
ደረጃ 7. የተወሰነ ይሁኑ።
በኢሜልዎ ውስጥ የተወሰነ ቋንቋ ይጠቀሙ። እንደ “የእኔ ምርት” ያሉ አጠቃላይ ቃላትን ከመጠቀም ይቆጠቡ በምትኩ ፣ ምርቱ ወይም አገልግሎቱ ምን እንደሆነ እና ይህ ንጥል ስለ ኢሜል ለምን ዋጋ እንዳለው በዝርዝር ይግለጹ። ተወካዩ ችግሩ ምን እንደሆነ በትክክል እንዲያውቅ ከእሱ ጋር የተዛመዱ ማንኛውንም ተዛማጅ ክስተቶችን ይግለጹ። ይህንን መረጃ በመነሻ ኢሜል ውስጥ ማድረስ ረጅም የኢሜል ውይይት ይከላከላል።
- ተወካዩ ለእርስዎ መግለጫ ወዲያውኑ ማጣቀሻ እንዲኖረው ፣ ካለ ፣ የምርቱን ዩአርኤል ይጠቀሙ።
- አብዛኛዎቹ ተወካዮች እርስዎ ሊጠይቁዎት ስለሚችሉ የትእዛዝ መታወቂያዎን በኢሜል ውስጥም ያካትቱ። ይህ የመታወቂያ ቁጥር ትዕዛዝዎ በስርዓታቸው ውስጥ እንዴት እንደተከታተለ እና እንደተጠበቀ ነው።
ደረጃ 8. ግልፅ ጥያቄዎችን ይጠይቁ።
በኢሜልዎ ውስጥ እስከ ነጥቡ ድረስ ይድረሱ። በጫካው ዙሪያ አይመቱ። አንዴ ለሪፖርተሩ ሰላምታ ከሰጡ እና እራስዎን ካስተዋወቁ በኋላ በቀደመው ደረጃ የተጠቀሰውን የተወሰነ ቋንቋ በመጠቀም ለሪፖርተሩ በትክክል ምን እንደ ሆነ የሚናገር አዲስ አንቀጽ ይጀምሩ።
የሚፈልጉትን ማንኛውንም ቅናሽ በቀጥታ ይጠይቁ። እነሱን ስለመጠየቅ ዓይናፋር ሊሰማዎት ይችላል ፣ ግን ያንን በኢሜልዎ ውስጥ ያስቀምጡት። በተበላሸ ምርት ምትክ የሆነ ነገር ከፈለጉ ፣ ይናገሩ።
ደረጃ 9. አጭር አንቀጾችን ይፃፉ።
አንቀጾችዎ አጭር መሆናቸውን ያረጋግጡ። እነሱን ወደ አንድ ፣ ሁለት ፣ ወይም ቢበዛ ሦስት ዓረፍተ ነገሮች ማቆየት በዓይኖች ላይ ቀላል ነው። እንዲሁም ተወካዩ ኢሜይሉን እንዴት ቅድሚያ እንደሚሰጡት በፍጥነት እንዲቃኝ ያስችለዋል ፣ እና የእርስዎ ኢሜል የጽሑፍ ማገጃ ከሆነ ፣ እርስዎ ምን እንደሆኑ ለማወቅ ጊዜ ስለሌላቸው ወደ ዝርዝሩ ታች ዝቅ ያደርጉታል። እያልኩ ነው።
ደረጃ 10. በቀላል ፊርማ ይዝጉ።
ጥያቄዎን ወይም ምስጋናዎን ለማጠቃለል ኢሜይሉን በመጨረሻ ዓረፍተ -ነገር ያጠናቅቁ ፣ ከዚያ ሰላምታ ይከተሉ። እንደ “ከልብ” ሆኖ መፈረም ጥሩ ነው ፣ ግን እርስዎም ሰላምታ መተው እና የኢሜል ፊርማዎን ብቻ ማስገባት ይችላሉ። እንዲሁም “መልስዎን በጉጉት በመጠባበቅ” ወይም በእነዚያ መስመሮች ላይ የሆነ ነገር በመፈረም አጣዳፊነትዎን ማመልከት ይችላሉ።
የኢሜል ፊርማ ስምዎን ፣ ሥራዎን እና የእውቂያ መረጃዎን ያካተተ አጭር የጽሑፍ እገዳ ነው። በኢሜል አቅራቢዎ ቅንብሮች ውስጥ የኢሜል ፊርማ መቅረጽ እና በአዲስ መልዕክቶች ውስጥ በራስ -ሰር እንዲታይ ማዘጋጀት ይችላሉ።
ደረጃ 11. አባሪዎችን ይተው።
ለመጀመሪያ ጊዜ ወደሚልኩት ኢሜል ማንኛውንም ሰነዶች ላለማያያዝ ይሞክሩ። ብዙ ድር ጣቢያዎች ኢሜይሎችን ከአባሪዎች ጋር የሚያነጣጥሩ የአይፈለጌ መልዕክት ማጣሪያዎች አሏቸው ፣ ይህም ከማንበብዎ በፊት ኢሜልዎ ወደ መጣያው ይዛወራል።
- የኢሜል ማመልከቻን ለስራ እያቀረቡ ከሆነ እና ከቆመበት ቀጥል እንደ ቃል ሰነድ እንዲያያይዙ ከተጠየቁ በእርግጥ አባሪ ማካተት አለብዎት።
- ማንኛቸውም የተጠቃሚ ስሞችን ፣ የይለፍ ቃሎችን ወይም የክሬዲት ካርድ/የክፍያ መረጃን አያካትቱ።
ደረጃ 12. ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ።
ኢሜልዎ ከተጠናቀቀ በኋላ አይጨነቁ እና የማስረከቢያ ቁልፍን ገና ይምቱ። ምንም ግድ የለሽ የትየባ ፊደላት በቃላትዎ የላቀነት ውስጥ ጣልቃ እንዳይገቡ በማድረግ ይህንን ኢሜል እንደገና ማረም ያስፈልግዎታል። ስማርትፎንዎን ተጠቅመው ኢሜሉን ቢተይቡም እንኳ ፣ “ከኔ iPhone የተላከ” የሚለው አውቶማቲክ በስህተት እና በስርዓተ ነጥብ ውስጥ ከሙያዊነት ያነሱ እንዲመስሉ አያደርግም።
ደረጃ 13. ይከታተሉ።
ከጥቂት ቀናት በኋላ ለኢሜልዎ መልስ ካልሰሙ ፣ ኢሜይሉ በአይፈለጌ መልእክት ማጣሪያ ውስጥ ተይዞ ወይም ወደ ቁልል ታችኛው ክፍል ተወስዶ ሊሆን ይችላል። ኢሜልዎን ቀዳሚውን ኢሜልዎን በመጥቀስ የመጀመሪያዎ ደርሶ እንደሆነ ይጠይቁ።
ክፍል 3 ከ 3 - በትህትና መቆየት
ደረጃ 1. ተገቢውን ሰዋሰው እና አጻጻፍ ይጠብቁ።
እርስዎ ላያውቁት ይችላሉ ፣ ግን ጨዋነት ያለው ቃና የመጠበቅ አካል ጥሩ ሰዋሰው እና ፊደል መጠቀምን ያካትታል። እራስዎን ለመግባባት ጥንቃቄ ማድረግ ሌላውን ወገን ማክበርዎን ያሳያል ፣ እንዲሁም በአጠቃላይ ጨዋ ሰው መሆንዎን ያሳያል።
ደረጃ 2. ትምህርትዎን እና ዕውቀትዎን ያሳዩ።
አስመሳይ አይሁኑ ፣ ግን ጥሩ የቃላት አጠቃቀምን በመጠቀም ትምህርትዎ እንዲበራ ይፍቀዱ። እንዲሁም ፣ የኩባንያውን ድር ጣቢያ ከጎበኙ እና ስለ ፖሊሲዎቻቸው ትንሽ ከተማሩ ፣ እንዳነበቧቸው እና አሁንም ለችግርዎ መልስ ማግኘት አለመቻሉን ይጥቀሱ።
ደረጃ 3. በዙሪያዎ ከመቀለድ ይቆጠቡ።
ጥበባዊ አስተያየቶች እና ቀልድ ቦታቸው አላቸው ፣ እና ያ ቦታ በቁም ነገር እንዲታይዎት በሚፈልጉት ኢሜል ውስጥ አይደለም ፣ ቢያንስ በመጀመሪያው ደብዳቤ ውስጥ አይደለም። እንደዚህ ዓይነት ቋንቋ ከማንኛውም ንግድ ጋር በሚገናኙበት ጊዜ ሊርቁት የሚፈልጉት ተገቢ ያልሆነ ፣ ሊተረጎም ይችላል።
በተከታታይ ኢሜይሎች አማካኝነት ከተወካዩ ጋር ግንኙነትን ከገነቡ በኋላ ቀልድ በቀላሉ ተቀባይነት እና መረዳት ይሆናል።
ደረጃ 4. ያለጥቃት እራስዎን ይግለጹ።
ምንም እንኳን አንድ ምርት ወይም አገልግሎት እንዴት እንደተያዘ ቢቆጡም ፣ ይህንን በኢሜል መግለፅ እርስዎ የሚፈልጉትን ውጤት አያገኙም። ጉዳይዎን በአክብሮት እና በአክብሮት ማሳወቅ ከመካከለኛ ወይም ጠበኛ ኢሜል የበለጠ ይሄዳል።
በጽሑፍ በኩል ስሜትን በትክክል መግለፅ እንደማይችሉ ያስታውሱ። አስቸኳይ ትኩረት ለመፈለግ በጉዳይዎ ላይ በቂ ቅር ከተሰኙ ፣ ወደ ስልክ ጥሪ ማድረጉ የበለጠ ውጤታማ ሊሆን ይችላል።
ደረጃ 5. ታማኝነትዎን እና ምስጋናዎን ይጥቀሱ።
በመጨረሻም ፣ ለአንድ ኩባንያ ምን ያህል ታማኝ እንደሆኑ እና ቀደም ሲል ለአገልግሎታቸው ምን ያህል አመስጋኝ እንደነበሩ መጠቀሱ ተወካዮች ኢሜልዎን እንዲያደንቁ እና በበለጠ ፍጥነት ምላሽ እንዲሰጡ ቀላል ያደርገዋል።
