በበይነመረብ ምክንያት ባለፉት ሁለት አስርት ዓመታት የደንበኞች አገልግሎት በከፍተኛ ሁኔታ ተለውጧል። በአሳሳቢነት ፣ በቅሬታ ወይም በምስጋና ምክንያት ለኩባንያ ከመደወል ይልቅ በኢሜል መገናኘት በጣም ቀላል ሆኗል። ስለዚህ ኩባንያዎች ከደንበኞች ጋር ግንኙነቶችን የመገንባት ዕድል ስለሆነ የደንበኞቻቸውን አገልግሎት ሠራተኞችን በተገቢው ሥነ -ምግባር እንዴት እንደሚመልሱ ማሠልጠን አለባቸው። ከስልክ ውይይቶች ጋር ተመሳሳይ ፣ ጨዋነት የጎደለው ወይም ተገቢ ያልሆነ የኢሜል ምላሽ የኩባንያውን መልካም ስም ሊያበላሸው ይችላል ፣ ግን የባለሙያ መልስ ደንበኛን ለሕይወት ሊያገኝ ይችላል። ከሁሉም በላይ ግን ፣ ጥሩ የደንበኛ አገልግሎት ኢሜል ሳይዘገይ እና በተገቢው ቋንቋ እና ቃና የደንበኛውን ቅሬታ መፍታት ወይም መፍታት አለበት።
ደረጃዎች
የ 3 ክፍል 1 - ኢሜሉን ለግል ማበጀት
ደረጃ 1. በፍጥነት ለመመለስ ጥረት ያድርጉ።
ጥሩ የደንበኛ አገልግሎት ብዙውን ጊዜ ፈጣን ፣ ውጤታማ እና አመስጋኝ እንደሆነ ይቆጠራል። ስለዚህ አስፈላጊውን መረጃ ሁሉ እንዳገኙ ወዲያውኑ ለደንበኛ ኢሜል ምላሽ ለመስጠት ሁሉንም ጥረት ማድረግ አለብዎት።
- በጣም ጥሩው የምላሽ ጊዜ ከ 24 ሰዓታት እስከ ሶስት ቀናት ነው። ከዚህ የሚረዝም ማንኛውም ነገር ፣ ደንበኛው ኢሜይሉን እንደደረሱ ወይም እርስዎ ግድ የማይሰኙ ከሆነ ይጠይቃቸዋል።
- በዘመናዊው ኅብረተሰብ ውስጥ ደንበኞች ለጥያቄዎቻቸው አፋጣኝ ምላሾችን ለመቀበል ቅድመ ሁኔታ አላቸው ፣ ስለሆነም ፈጣን መልስ የደንበኞችን በራስ መተማመንን ሊገነባ እና በምላሹም ተወዳዳሪ ጥቅም ሊሆን ይችላል።
ደረጃ 2. የርዕሰ -ጉዳዩ መስመርን ያብጁ።
የርዕሰ -ጉዳይ መስመሮች አስፈላጊ ናቸው ምክንያቱም እነሱ ብዙውን ጊዜ ኢሜል እንዲነበብ ወይም እንዳልተከፈተ ይወስናሉ። ባዶ የርዕሰ -ጉዳይ መስመር ምን እንደ ሆነ ከማወቁ በፊት ኢሜይሉን መክፈት ያለበትን ደንበኛ የሚያበሳጭ ወይም የሚጠፋ ሊሆን ይችላል።
- የርዕሰ -ጉዳዩ መስመር አጭር እና የተወሰነ እንዲሆን ያድርጉ ፣ እና በጣም አስፈላጊ የሆነውን ቃል መጀመሪያ ላይ ያስቀምጡ። ያስታውሱ አብዛኛዎቹ የኢሜል ርዕሰ ጉዳይ መስመሮች 60 ቁምፊዎችን ብቻ እንደሚፈቅዱ ፣ የሞባይል ስልክ ከ 25 እስከ 30 ቁምፊዎችን ብቻ ያሳያል። ወዲያውኑ ወደ ኢሜል ትኩረት ለመሳብ በጣም አስፈላጊ የሆነውን ቃል በማስቀመጥ ላይ።
- ልክ እንደ አጋኖ ነጥቦች ሁሉንም ትላልቅ ፊደላትን ላለመጠቀም ወይም ሥርዓተ ነጥብን ላለመጠቀም ይጠንቀቁ። ሁለቱም እንደ ጩኸት ወይም ደስታ እንደ ተገነዘቡ እና ለደንበኛ አገልግሎት ኢሜይሎች ተገቢ አይደሉም።
ደረጃ 3. የደንበኛውን ስም በመጠቀም ኢሜሉን ለግል ያብጁ።
ደንበኞች በስማቸው የተላኩላቸውን ግላዊነት የተላበሱ ኢሜይሎችን ያደንቃሉ። ይህ ቁጥራቸው ብቻ አለመሆኑን ያረጋግጣል ፣ ይልቁንም በአክብሮት እና ጨዋ በመሆን ንግዳቸውን እንደሚያደንቁ ያመለክታሉ።
- የግል ኢሜል ከመደበኛ እና አጠቃላይ ኢሜል ይልቅ ከደንበኛው ጋር ጠንካራ ግንኙነት ይፈጥራል።
- የደንበኛዎን ሁኔታ የሚያንፀባርቅ ሰላምታ ይምረጡ። ለምሳሌ ፣ የሕክምና ዶክተር “ዶክተር” ተብሎ መጠራት አለበት። ካልታወቀ በቀላሉ “ሚስተር” የሚለውን ደረጃ ይጠቀሙ ለወንዶች እና ለ “እመቤት” ለሴቶች.
ደረጃ 4. እራስዎን ያስተዋውቁ።
የደንበኛውን ስም ከመጠቀም ጋር ተመሳሳይ ፣ ኢሜይሉን ግላዊነት ለማላበስ ስምዎን መጠቀም አለብዎት። ከሁሉም በላይ ይህ በንግድ እና በደንበኛ መካከል ካለው ግብይት ይልቅ በሁለት ሰዎች መካከል እንደ ውይይት ተደርጎ መቅረጽ አለበት።
ለወደፊቱ ግንኙነት አንዳንድ መግባባት እንዲፈጥሩ ከስምህ በተጨማሪ ፣ ርዕስዎን እና የእውቂያ መረጃዎን ያካትቱ።
ክፍል 2 ከ 3 - ለኢሜል ምላሽ መስጠት
ደረጃ 1. የኢሜሉን አውድ ግምት ውስጥ ያስገቡ።
ሁሉም የደንበኛ ኢሜል ጥሩም ይሁን መጥፎ አድናቆት ሊኖረው ይገባል ምክንያቱም ምርትዎን ለማሻሻል እና ከደንበኛዎ መሠረት ጋር ጠንካራ ግንኙነቶችን ለማድረግ እድሉ ነው። የደንበኛ ኢሜይሎች ከእርስዎ ምርት ጋር ምን እንደሚሰራ እና እንደማይሰራ ለማወቅ ጥሩ ምንጭ ናቸው።
- ይቅርታ ከተደረገ ፣ የበለጠ በመለየት “ይቅርታ” ከማለት አልፈው ይሂዱ። የበለጠ ግልፅ መሆን ኢሜላቸውን በትክክል ማንበብዎን እና ችግሩን መረዳቱን ያሳያል።
- በችግሮች ላይ ያተኮሩ ማናቸውም ኢሜይሎች ፣ ኩባንያዎ ችግሩን ለመፍታት ችግር እያጋጠመው መሆኑን አምነው መቀበል አለብዎት። መተማመንን ለመፍጠር ስለሚሞክሩ ችግሩን መደበቅ ጥሩ ሀሳብ አይደለም። እንዲሁም ፣ ለችግሩ አምኖ በመቀበል ፣ ደንበኛው ኩባንያዎ ችግሩን ለመፍታት ጠንክሮ እየሰራ መሆኑን ያሳውቃል።
- በጉዳዩ ውስጥ በጥልቀት ለመቆፈር ጥያቄዎችን መጠየቅዎን ያረጋግጡ። በምርቶችዎ ላይ የቀጥታ ምርምር ለማካሄድ ይህ እንደ ኩባንያ ፍጹም ዕድል ነው። ለምሳሌ ፣ “ምርታችንን እንዴት ማሻሻል እንችላለን?” ተመሳሳይ የሆነ ብስጭት እያጋጠማቸው ያሉትን ሌሎች ደንበኞችን ሁሉ ሊጠቅም የሚችል ነገር እንዴት እንደሚጠግኑ ግብረመልስ ይሰጥዎታል።
- ከቀላል “አመሰግናለሁ” ባለፈ አድናቆት ያሳዩ። ኢሜል ለመፃፍ ተጨማሪ ጊዜ የወሰደው ደንበኛ በምላሹ ከልብ የመነጨ ምስጋና የማግኘት እኩል ጊዜ (ወይም ከዚያ በላይ) ይገባዋል።
ደረጃ 2. አጭር መመሪያዎችን ለደንበኛዎ ያቅርቡ።
ደንበኛው የተወሳሰበ ምርት አንዳንድ ጊዜ አስቸጋሪ ቋንቋን በቀላሉ መከተሉን ወይም መረዳቱን ለማረጋገጥ ፣ በእርስዎ ኢንዱስትሪ ውስጥ የሆነ ሰው ብቻ ሊረዳቸው የሚችሉ ቃላትን ወይም መመሪያዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ።
- ሊወሰዱ የሚገባቸውን የተለያዩ እርምጃዎች ወይም ድርጊቶች በግልፅ ለመለየት ቁጥሮችን ወይም ነጥበ ነጥቦችን በመጠቀም ለተወሳሰቡ ጉዳዮች ምላሽዎን ያቃልሉ።
- ELI5 ን (እንደ እኔ 5 ን ይግለጹ) ቴክኒኮችን ይጠቀሙ። ቴክኒካዊ ወይም እጅግ በጣም አስቸጋሪ የሆኑ መመሪያዎችን ከመላክዎ በፊት ደንበኛዎ እንዲረዳቸው ለማረጋገጥ የአምስት ዓመት ልጅ እንደሆኑ እንደገና ለማንበብ ይሞክሩ። ቁልፉ በአክብሮት መቆየት እና ደንበኞችዎን እንደ ልጆች አለመያዙ ነው።
ደረጃ 3. በተደጋጋሚ ለሚጠየቁ ጥያቄዎች (ተደጋጋሚ ጥያቄዎች) የተለመዱ ምላሾችን መጠቀም።
ኢሜልዎን ግላዊነት የተላበሱ እንዲሆኑ እና ኢሜልን ለተደጋጋሚ ጥያቄዎች መልስ እንዳያደርጉት ያስታውሱ። እንደ የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ፣ በየቀኑ ተመሳሳይ ዘመድ ጥያቄዎችን እንደሚያገኙ ጥርጥር የለውም። ለእነዚህ የተለመዱ ጥያቄዎች የተከማቸ ምላሽ ማግኘት ቀላል ሊሆን ቢችልም ፣ እንዴት እና መቼ እንደሚጠቀሙ ይጠንቀቁ።
- የታሸጉ ምላሾችን መጠቀም ተቀባይነት አላቸው ፣ ግን ደንበኞች መልስ እንደተቀዱ እና እንደተለጠፉ እንዳይሰማቸው ሁል ጊዜ እነሱን ለማበጀት ጊዜ ይውሰዱ።
- ለኢሜልዎ ዝርዝር መመሪያዎች ክፍል የምላሽዎን የታሸገ ምላሽ ክፍል ለማቆየት ይሞክሩ ፣ ግን አንዳንድ ግላዊነት ማላበስን ለመጠበቅ ተስማሚ ስሞችን ፣ ቀኖችን እና ቦታዎችን ይለውጡ።
ደረጃ 4. ምላሹ ሰፊ ከሆነ በኢሜልዎ ውስጥ አገናኞችን ይጠቀሙ።
ለችግራቸው መፍትሄ ለማግኘት በሚሞክሩ ረጅም ኢሜይሎች ማንም ማረስ አያስደስተውም። አሰልቺ እና የሚያበሳጭ ነው። ስለዚህ ፣ ሰፋ ያለ መመሪያዎችን ወይም ረጅም ግብረመልስ በመስጠት መልስ መስጠት ካለብዎት ደንበኞች የሚፈልጉትን በፍጥነት እንዲያገኙ አገናኞችን በኢሜል ውስጥ ያስገቡ።
- መመሪያዎችዎ ሶስት ተከታታይ እርምጃዎችን ወይም ከዚያ በላይ ከያዙ ፣ ከመረጃው ጋር ለማገናኘት አገናኝ ማስቀመጥ ያስቡበት።
- ደንበኞች ሁሉንም ደረጃዎች ወይም መረጃዎች ከማንበብ አገናኙ ላይ ጠቅ የማድረግ ዕድላቸው ከፍተኛ ነው።
- ወደ ተደጋጋሚ ጥያቄዎች ለሚቀርቡ አጋዥ ጽሑፎች የዕውቀት መሠረት ለማዳበር ያስቡበት። በዚህ መንገድ ፣ በቀን 24 ሰዓት ለደንበኞች እንዲገኝ በማድረግ ለዚህ መረጃ አገናኞችን ማቅረብ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ለደንበኛዎ ተጨማሪ የድጋፍ መረጃ ያካትቱ።
ስለ መፍትሄ ፣ ወይም ቢያንስ ዝመናን መቼ መስማት እንዳለበት ለደንበኛው በትክክል ማሳወቅ አስፈላጊ ነው። በእርስዎ እና በደንበኛው መካከል መተማመንን ለመገንባት ይህ ሌላ መንገድ ነው።
- ለደንበኛዎ መረጃን በማሳየት ንቁ ይሁኑ እና በማንኛውም ዝመናዎች ላይ እንዲለጠፉ ያድርጓቸው።
- ደንበኛው ከመጠየቁ በፊት ማንኛውንም ተጨማሪ ፍላጎቶች ወይም ስጋቶች አስቀድመው ይገምቱ።
- ደንበኛው በቀጥታ ወደ እርስዎ እንዲመልስ የእውቂያ መረጃ ያቅርቡ። ይህ ያነሱ ሰዎችን ተሳትፎ እና ፈጣን ምላሾችን ያቆያል።
ክፍል 3 ከ 3 - ኢሜሉን ለመላክ ዝግጁ መሆን
ደረጃ 1. የኢሜሉን ቃና ግምት ውስጥ ያስገቡ።
በኢሜል ደንበኞችን ማሳተፍ ቃላት ተገቢውን አመለካከት ለመግለጽ እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውሉ ያጎላል። የቅርብ ጊዜ ጥናቶች እንደሚያመለክቱት ጥያቄው ካልተከለከሉ በስተቀር በአብዛኛዎቹ ደንበኞች (65%) መካከል መደበኛ ያልሆነ ድምጽ ይመረጣል ፣ ከዚያ የበለጠ መደበኛ ድምጽ ይመረጣል። ስለዚህ ፣ በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች ጨዋ ፣ ግላዊ እና ሙያዊ ቃና ለመጠቀም መጣር አለብዎት።
- በግዴለሽነት ለተለዩ ኢሜይሎች እንኳን ተገቢ እንዳልሆኑ ስለሚቆጠሩ ዘዬ ወይም ስሜት ገላጭ አዶዎችን ፣ ሁሉንም አቢይ ፊደላትን እና ከመጠን በላይ ሥርዓተ -ነጥብን ከመጠቀም ይቆጠቡ።
- ምንም እንኳን “ጌታ” ወይም “እመቤት” ተገቢ ቢሆኑም ብዙውን ጊዜ በጣም መደበኛ እንደሆኑ ይቆጠራሉ።
- ለችግሮቻቸው ምላሽ ሲሰጡ ለደንበኛው ፍላጎቶች ርህራሄን ለማሳየት ይሞክሩ።
- ለአሉታዊ ቃላት አወንታዊ ይተኩ። አዎንታዊ ቃላት ደንበኛዎ ኢሜልዎን እንዴት እንዳነበበ ተጽዕኖ የሚያሳድር ኃይለኛ መንገድ አላቸው።
ደረጃ 2. ኢሜልዎን በትህትና ይጨርሱ።
ምርትዎን ወይም አገልግሎቶችዎን ስለተጠቀሙ “አመሰግናለሁ” ማለቱ ሁል ጊዜ ጥሩ ሀሳብ ነው።
ግላዊነት የተላበሰ ፊርማ ያቅርቡ እና ኢሜሉን በ “ከልብ” ወይም “በሠላምታ” ይጨርሱ።
ደረጃ 3. ኢሜልዎን እንደገና ያስተካክሉ።
ብዙ ኢሜይሎች ለተመሳሳይ ወይም ተመሳሳይ ጥያቄዎች ምላሽ ስለሚሰጡ በዚህ ሂደት ላይ መዝለል ቀላል ነው። ሥራ በሚበዛበት ቀን ቃላትን መተው ፣ የፊደል አጻጻፍ መቅረት ፣ ቃላትን መድገም ወይም የተሳሳተ ሥርዓተ ነጥብ መጠቀም ቀላል ነው።
ከሰዋስው እና ከቃላት ምርጫ በተጨማሪ ገፁን በተቀመጡ ህዳጎች ፣ አጭር እና በቀላሉ ለማንበብ አንቀጾች እና ነጥቦችን ለበርካታ ደረጃዎች በመክፈት ኢሜልዎ ማራኪ እንዲመስል ለማድረግ ይሞክሩ።
ቪዲዮ - ይህንን አገልግሎት በመጠቀም አንዳንድ መረጃዎች ለ YouTube ሊጋሩ ይችላሉ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ስድብ ወይም ሌላ ጠበኛ ቋንቋን የያዘ ኢሜል እንዲቆጡ ሊያደርግዎት ይችላል። ደንበኛን ላለመጉዳት ለአጭር ጊዜ ለእንደዚህ ያሉ ኢሜይሎች ምላሽዎን ያዘግዩ።
- እሱ ወይም እሷ ለደንበኛ አገልግሎት እርስዎን ካነጋገሩ በኋላ ቅናሾችን ወይም ማስተዋወቂያዎችን ለመላክ የደንበኛውን ኢሜል አይጠቀሙ። ይህ በደንበኛው እንደ አይፈለጌ መልዕክት ሊታይ እና ከኩባንያዎ ጋር ያለውን የንግድ ግንኙነቱን ሊያበላሽ ይችላል።
