ይህ wikiHow እንዴት በ Microsoft Office ወይም በ OpenOffice.org ውስጥ የደብዳቤ ውህደት ማድረግ እንደሚችሉ ያስተምርዎታል። የደብዳቤ ውህደት ለተላከለት ለእያንዳንዱ ተቀባዩ ሰነድ በራስ -ሰር እንዲያበጁ የሚያስችልዎት በጣም ምቹ ባህሪ ነው። በዚህ መንገድ ለእያንዳንዱ ተቀባዩ ሰነዱን በግለሰብ ደረጃ መለወጥ አያስፈልግዎትም። እሱ ትልቅ ጊዜ ቆጣቢ ነው ፣ እና በእርግጥ ማድረግ ቀላል ነው! ከዚህ በታች ያሉት እርምጃዎች አጠቃላይ ሂደቱን በደረጃ ይራመዱዎታል።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ዝግጅት
ደረጃ 1. የውሂብ ፋይል ይገንቡ።
ይህ የተመን ሉህ ፋይል ፣ የውሂብ ጎታ ፋይል ወይም ሌላው ቀርቶ ተገቢ ቅርጸት ያለው የጽሑፍ ሰነድ ሊሆን ይችላል። የተመን ሉህ ፋይሎች በብዛት ጥቅም ላይ ይውላሉ ፤ ይህ መመሪያ የተመን ሉህ እየተጠቀሙ እንደሆነ ያስባል።
-
የውሂብ ፋይልዎ ከቅጂ ወደ ቅጂ መለወጥ ያለበት መረጃ ሁሉ ሊኖረው ይገባል። ለምሳሌ ፣ የቅፅ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ፣ የውሂብ ፋይልዎ ደብዳቤውን ለመላክ ያሰቡትን እያንዳንዱ ሰው ስም እና ምናልባትም አድራሻዎችን ይይዛል።
እያንዳንዱ የመረጃ ዓይነት (የመጀመሪያ ስም ፣ የአያት ስም ፣ የተከበረ እና የመሳሰሉት) በእራሱ ዓምድ ውስጥ እንዲሆኑ በእያንዳንዱ ሕዋስ ውስጥ አንድ የመረጃ ንጥል በመስመር ላይ ያስቀምጡ።
-
ምክንያታዊ የአምድ ስሞችን ያድርጉ። የደብዳቤ ውህደት መረጃን በአምዶች ውስጥ ያነባል። በእያንዳንዱ የመረጃ አምድ ውስጥ የመጀመሪያው ግቤት ለዚያ ዓይነት መረጃ አጠቃላይ ስም ነው ፣ ስለዚህ ለእርስዎ ትርጉም የሚሰጡ ስሞችን ይጠቀሙ።
ለምሳሌ ፣ “የመጀመሪያ ስም” ን በመተየብ የመጀመሪያ ስሞችን ዓምድ ይጀምሩ ፣ ከዚያ ሁሉንም የመጀመሪያ ስሞች ከሱ በታች ያስቀምጡ። በደብዳቤዎ ውስጥ የትኛውን መስክ ማስገባት እንዳለብዎ ሲጠየቁ “የመጀመሪያ ስም” እንደ አማራጭ ያዩታል እና በዚያ አምድ ውስጥ ምን እንዳለ ያስታውሱ።
- የማይክሮሶፍት ኦፊስ ተጠቃሚዎች እንዲሁም Outlook ን ለኢሜይላቸው የሚጠቀሙ ከሆነ ፣ የ Outlook አድራሻ ደብተራቸውን እንደ የውሂብ ፋይል ከፈለጉ ፣ ከፈለጉ።
ደረጃ 2. የውሂብ ፋይሉን ያስቀምጡ።
በቀላሉ ሊያገኙት በሚችሉበት ቦታ ያስቀምጡት ፣ እና በቀላሉ የሚያስታውሱትን ነገር ይሰይሙት።
ደረጃ 3. ዋና ሰነድዎን ይጻፉ።
መረጃ የሚያስገቡበት ሰነድ ይህ ነው። ለምሳሌ ፣ የቅፅ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ፣ ዋናው ሰነድ ፊደሉ ነው። ሜይል የተዋሃደ ማንኛውም ንጥል ለእርስዎ (እንደ ስሞች ያሉ) ይሞላል ለአሁን ባዶ ሆኖ መቀመጥ አለበት።
ዘዴ 2 ከ 3: ሜይል በ MS ቢሮ ውስጥ ማዋሃድ
ደረጃ 1. የመልዕክት ውህደት ተግባር ፓነልን ይክፈቱ።
ከዋናው ሰነድዎ ለመክፈት ንጣፉን ጠቅ ያድርጉ። ካላዩት የመሣሪያዎች ምናሌን ይክፈቱ እና ከዝርዝሩ ውስጥ ሜይል ውህድን ይምረጡ።
ደረጃ 2. የ MS Office ጥያቄዎችን ይመልሱ።
በቢሮ ውስጥ ያለው የመልዕክት ውህደት መሣሪያ ፋይሎችዎን በጥበብ እና በትክክል በማዋሃድ ሕይወትዎን ለማቅለል የተነደፉ ጥቂት ደረጃዎች አሉት።
- ምን ዓይነት ሰነድ እንደሚጽፉ በመንገር ይጀምሩ። በጣም ተስማሚውን ጠቅ ያድርጉ እና ከዚያ ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
- ሊጠቀሙበት የሚፈልጉትን “የመነሻ ሰነድ” (የመጀመሪያ ሰነድ) ንገሩት። እነዚህን እርምጃዎች ከተከተሉ “ይህንን ሰነድ ይጠቀሙ” የሚለውን መምረጥ አለብዎት። ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
ደረጃ 3. ለማዋሃድ ፋይሉን ይምረጡ።
ይህ ቀደም ብለው የፈጠሩት የውሂብ ፋይል ነው። ተገቢውን የሬዲዮ ቁልፍን ይምረጡ እና ፋይሉን ለመፈለግ እና ከዋናው ሰነድዎ ጋር ለማገናኘት ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
የ Outlook አድራሻ ደብተርዎን ለመጠቀም የሚመርጡ ከሆነ ይልቁንስ ያንን አማራጭ ጠቅ ያድርጉ።
ደረጃ 4. ምን ውሂብ እንደሚጠቀሙ ይምረጡ።
ጽ / ቤት እርስዎ እንደፈለጉ የመረጃ ረድፎችን እንዲመርጡ ወይም እንዳይመርጡ ያስችልዎታል። ይህ በመረጃ ፋይል ውስጥ የትኛውን የመረጃ ንጥል ወደ ዋናው ሰነድ ማዋሃድ እንደሚፈልጉ እንዲመርጡ ያስችልዎታል ፣ ይህም ለተለያዩ የተለያዩ ነገሮች ሲጠቀሙበት የመረጃ ፋይሉ በጊዜ ሂደት የበለጠ ጠቃሚ ያደርገዋል። እርካታ ሲያገኙ ቀጣይን ጠቅ ያድርጉ።
የእያንዳንዱ አምድ ራስጌዎችን ጠቅ በማድረግ ውሂቡ ሊደረደር ይችላል። ብዙ መረጃዎችን በፍጥነት መፈለግ ከፈለጉ ይህ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።
ደረጃ 5. የውሂብ መስኮችን ያስገቡ።
በተግባሩ ፓነል በሚቀጥለው ገጽ ላይ ፣ እርስዎ አስቀድመው ካላደረጉት ሰነድዎን እንዲጽፉ ይጠየቃሉ ፣ እና መረጃውን ከፋይሉ ወደ ሰነዱ ለማስገባት ብዙ አማራጮችን ያቀረቡልዎታል።
-
ጠቋሚው መስኩ በሚሄድበት ቦታ ላይ በማስቀመጥ የውሂብ መስክን ያስገቡ ፣ እና እዚያ ለማስገባት በተግባር አሞሌው ላይ ተገቢውን ቁልፍ ጠቅ ያድርጉ።
ልክ እንደ ተራ ፊደል ወይም ቁጥር ተመሳሳይ የሆነውን ሰርዝ ቁልፍን በመግፋት የተሳሳቱ ወይም የተባዙ የውሂብ መስኮችን መሰረዝ ይችላሉ።
-
እርስዎ በሚጽፉት ጽሕፈት ቤት ምን ዓይነት ሰነድ ላይ በመመስረት የቅድመ -ቅምጥ አማራጮች በትንሹ ይለወጣሉ። እርስዎ ከሰጡት መረጃ ተገቢውን መረጃ ለመሙላት ጽ / ቤቱ የተቻለውን ያደርጋል። ለምሳሌ ፣ የቅፅ የንግድ ሥራ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ፣ በጥቂት መስመሮች ላይ በጥሩ ሁኔታ የተደራጀውን እያንዳንዱን ተቀባዩ ስም እና የአባት ስም እና ሙሉ አድራሻውን የሚያካትት የአድራሻ ብሎክን ለማስገባት አማራጭን ማየት ይችላሉ።
- አንዳንድ ቅድመ -ቅምጥ አማራጮች ተገቢውን መረጃ ለመሙላት ተጨማሪ መስኮቶችን ይከፍቱልዎታል። እነዚህ ሁሉ ብዙ ወይም ባነሰ ቀጥተኛ እና ለመረዳት ቀላል ናቸው።
- ቅድመ -ቅምጥ የሚጠቀሙ ከሆነ እና ትክክለኛውን መረጃ ማግኘት የማይችል ከሆነ ፣ የመስክ ስሞችዎ ከመደበኛ ስሞቹ ጋር የሚዛመዱበትን መርሃ ግብር ለማስተማር “Match Fields” የሚል ምልክት የተደረገበትን ቁልፍ ጠቅ ያድርጉ። ለምሳሌ ፣ በአድራሻ እገዳ ውስጥ “የአያት ስም” ውሂብን ለመሙላት በውሂብ ፋይልዎ ውስጥ ያለውን “የቤተሰብ ስም” ምድብ መጠቀም እንዳለበት ሊያሳዩት ይችላሉ።
- የእራስዎን መስኮች ለመጠቀም “ተጨማሪ አማራጮች” ን ጠቅ ያድርጉ። ለእያንዳንዱ ዓምድ የሰጡትን ስሞች ማየት እና በምትኩ እነሱን መጠቀም ይችላሉ።
ደረጃ 6. ደብዳቤዎችዎን ይፈትሹ።
የደብዳቤ ውህደት እርስዎ እስከሚያትሙት ድረስ በዋናው ሰነድዎ ላይ በሚተገበሩባቸው መስኮች ውስጥ የተወሰነውን መረጃ አያሳይም ፣ ነገር ግን እርስዎ እርስዎ እንዳስቀመጡበት ሁኔታ መረጃ በትክክል እየታየ መሆኑን እንዲያረጋግጡ እና እንዲያረጋግጡ የሚያስችልዎ የቅድመ እይታ ተግባርን ይሰጣል። መስኮች በሰነድዎ ውስጥ። ሁሉም ነገር በሥርዓት መሆኑን እስኪረኩ ድረስ እሱን ለመጠቀም ነፃ ይሁኑ።
ደረጃ 7. ውህደቱን ጨርስ።
የመልዕክቱ ውህደት የተግባር ፓነል የመጨረሻው ማያ ገጽ ሁሉም ነገር በቦታው እንዳለ ያሳውቅዎታል ፣ እና ሰነዶችዎን ለማተም ዝግጁ ነው። በታተመ ሰነድ ውስጥ አንድ የመረጃ ስብስብ ይታያል ፣ እና የመረጃ ስብስቦች እንዳሉ ፕሮግራሙ ብዙ ቅጂዎችን ያትማል።
በተወሰኑ ፊደሎች ላይ የግለሰብ አርትዖቶችን ማድረግ ከፈለጉ ፣ መጀመሪያ “የግለሰብ ፊደሎችን አርትዕ” ን ጠቅ በማድረግ ከዚህ የተግባር ፓነል ማያ ገጽ እንዲሁ ማድረግ ይችላሉ።
ዘዴ 3 ከ 3: ደብዳቤ በ OpenOffice.org ውስጥ ማዋሃድ
ደረጃ 1. የውሂብ ጎታ ይፍጠሩ።
በ OpenOffice.org ውስጥ የውሂብ ጎታ ፋይል ሁል ጊዜ ለደብዳቤ ውህደት ያስፈልጋል። ሆኖም ፣ አሁንም ውሂብዎን በመጀመሪያ በተመን ሉህ ውስጥ መፍጠር ይችላሉ።
- ከመጀመሪያው ሰነድዎ የፋይሉን ምናሌ ይክፈቱ እና አዲስ የውሂብ ጎታ ፋይል ለመፍጠር ይምረጡ።
- በሚታየው መስኮት ውስጥ “ከነባር የውሂብ ጎታ ጋር ይገናኙ” የሚለውን አማራጭ ይምረጡ። ከተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ “የተመን ሉህ” ን ይምረጡ ፣ እና ከዚያ ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
- በሚቀጥለው ማያ ገጽ ላይ OpenOffice.org ን ለመጠቀም ወደሚፈልጉት የተመን ሉህ ፋይል ይምሩ። ከፋይሉ ቦታ በታች ባለው ሳጥን ላይ ምልክት በማድረግ የውሂብ ጎታውን በይለፍ ቃል ለመጠበቅ ወይም ላለመጠበቅ መምረጥ ይችላሉ። ዝግጁ ሲሆኑ ቀጣይ የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
-
በዚህ ማያ ገጽ ላይ የውሂብ ጎታውን ለቀጣይ ተደራሽነት ለመመዝገብ ይምረጡ ፣ እና አሁን ለማርትዕ የውሂብ ጎታ ፋይሉን መክፈት ወይም አለመፈለግዎን ይወስኑ። (የተመን ሉህ ፋይልን ከፈጠሩ ምናልባት ላይኖርዎት ይችላል።) የውሂብ ጎታውን ለማስቀመጥ ጨርስን ጠቅ ያድርጉ።
በቀላሉ ሊያስታውሱት የሚችሉትን የውሂብ ጎታ ስም መስጠትዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. ማሳዎችዎን ያስገቡ።
አሁን መረጃዎን OpenOffice.org ሊረዳው ከሚችለው የውሂብ ጎታ ጋር በማገናኘቱ ፣ የት መፈለግ እንዳለብዎት እስካወቁ ድረስ ያንን የመረጃ ቋት ለደብዳቤ ማዋሃድ መጠቀሙ ቀላል ጉዳይ ነው።
- ከአስገባ ምናሌው ውስጥ “መስኮች” ን ይምረጡ ፣ ከዚያ ንዑስ ምናሌውን “ሌላ…” ን ይምረጡ። በአማራጭ ፣ መቆጣጠሪያ-F2 መተየብ ይችላሉ።
- በሚታየው መስኮት ላይ “የውሂብ ጎታ” ትርን ጠቅ ያድርጉ።
-
በመስኮቱ ታችኛው ክፍል በስተቀኝ ያለውን የአሰሳ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ እና አሁን የፈጠሩትን የውሂብ ጎታ ፋይል ያግኙ።
አንዴ የውሂብ ጎታዎን ከመረጡ በኋላ በመስኮቱ በቀኝ በኩል “የውሂብ ጎታ ምርጫ” በሚለው ዝርዝር ውስጥ ይታያል።
- በመስኮቱ በግራ በኩል ካለው “ዓይነት” ዝርዝር ውስጥ “የመልዕክት ውህደት መስኮች” ን ይምረጡ።
- ከእርስዎ የውሂብ ጎታ ቀጥሎ ያለውን + ላይ ጠቅ ያድርጉ እና የተመን ሉህ ፋይል ከእሱ በታች መታየት አለበት። ቀጥሎ ባለው + ላይ ጠቅ ያድርጉ ያ, እና የተመን ሉህዎን ሲፈጥሩ የመረጧቸውን የመስክ ስሞች ያያሉ።
-
የትኛውን መስክ ማስገባት እንደሚፈልጉ ይምረጡ እና መስክዎን በዋና ሰነድዎ ውስጥ ለማስገባት አስገባን ጠቅ ያድርጉ።
- ከማስገባትዎ በፊት መስክዎ እንዲገባ በሚፈልጉበት ቦታ ጠቋሚውን ማስቀመጥዎን ያስታውሱ ፣ ወይም ወደ ትክክለኛው ቦታ ለማንቀሳቀስ መቁረጥ እና መለጠፍ ይኖርብዎታል።
- እንደ ቢሮ ውስጥ ፣ የጽሑፍ መስኮች በዋናው ሰነድዎ ውስጥ እንደ የቁጥር ፊደላት ቁምፊዎች ተደርገው ይወሰዳሉ። በጠፈር አሞሌ ሊያንቀሳቅሷቸው እና በሰርዝ ቁልፍ ሊሰር themቸው ይችላሉ።
ደረጃ 3. ውህደቱን ጨርስ።
ለትክክለኛው ምደባ እያንዳንዱን መስክ ሁለቴ ይፈትሹ። ዝግጁ ሲሆኑ ዋና ሰነድዎን ያትሙ። የደብዳቤ ውህደት በሰነዱ ውስጥ ባዋሃዱት ፋይል ውስጥ ለእያንዳንዱ የግቤቶች ስብስብ አንድ ቅጂ ያትማል።
ጠቃሚ ምክሮች
- የቃላት ማቀነባበሪያ ፕሮግራሞች ብዙውን ጊዜ ዋና ሰነዶችን ለመፍጠር ሊጠቀሙባቸው የሚችሉ አብነቶች አሏቸው።
- በተቻለ መጠን በጣም የተወሰኑ ውሎችን መስኮች መስበርዎን እርግጠኛ ይሁኑ። ለምሳሌ ፣ የአክብሮት መጠሪያ (ሚስተር ፣ ወ / ሮ ፣ ሚስ) ፣ ለስሙ የመጀመሪያ ስም እና የአባት ስም ሊጠቀሙ ይችላሉ። ያ ለስሞች ሶስት መስኮች ነው ፣ ስለዚህ በእያንዳንዱ አምድ ውስጥ አንድ ዓይነት መስክ ያላቸው ሶስት የተለያዩ ዓምዶችን ይጠቀሙ።
