የፌዴራል መንግሥት የጤና መድን ተንቀሳቃሽነት እና ጥበቃ ሕግ (HIPAA) የጤና እንክብካቤ አቅራቢዎች የታካሚውን የጤና መረጃ እንዴት እንደሚይዙ መመሪያዎችን ፈጠረ። እንደ አለመታደል ሆኖ የ HIPAA መመሪያዎች ግልጽ ያልሆኑ ናቸው። HIPAA ን የሚያከብር ሶፍትዌር ለማግኘት ሊጠቀሙበት የሚችሉት ቀላል የማረጋገጫ ዝርዝር የለም። በምትኩ ፣ HIPAA የታካሚ የጤና መረጃን ለመድረስ እና ለመላክ የአሠራር ስብስቦችን እንዲፈጥሩ ያዛል። ከዚያ ሶፍትዌሮች ሂደቶችዎን እንዲተገበሩ የሚፈቅድልዎት የሶፍትዌር አቅራቢ ማግኘት አለብዎት።
ደረጃዎች
የ 3 ክፍል 1 - አግባብነት ያላቸውን ሂደቶች መፍጠር
ደረጃ 1. የኦዲት ምዝግብ ማስታወሻ ይያዙ።
የታካሚውን መዝገብ ማን እንደሚደርስ መከታተል ያስፈልግዎታል። ይህ ማለት የታካሚ የጤና መረጃ መዳረሻ ላለው እያንዳንዱ ሰው የተለየ የተጠቃሚ ስሞችን እና የይለፍ ቃሎችን መፍጠር ያስፈልግዎታል ማለት ነው። እንደ የኦዲት ምዝግብ ማስታወሻ አካል ፣ የሚከተሉትን መከታተል አለብዎት
- ተጠቃሚው የደረሰበትን ይመዘግባል
- የተደረሰበት ቀን
- ተጠቃሚው መረጃውን አይቶ ፣ አዘምኖት ወይም ሰርዞታል
ደረጃ 2. የመዳረሻ ደረጃዎችን ይፍጠሩ።
ኤችአይፒአይ እንዲሁ አንድ ሠራተኛ ሥራውን ለማከናወን “አነስተኛውን አስፈላጊ” መረጃ ብቻ እንዲያይ ይጠይቃል። ለምሳሌ ፣ ሐኪም ከመቀበያው የበለጠ የጤና መረጃ ማየት አለበት። በዚህ መሠረት እያንዳንዱ ሰው ሥራውን ለማከናወን የሚፈልገውን ያህል መረጃ ብቻ የሚሰጥበት የመዳረሻ ደረጃዎችን መፍጠር ያስፈልግዎታል።
- አንዳንድ ሠራተኞች ከተወሰኑ ሕመምተኞች ጋር ብቻ ሊሠሩ ይችላሉ። በዚህ ሁኔታ ውስጥ ለሚያገለግሏቸው ሰዎች የታካሚ መዛግብት ብቻ መዳረሻ ሊሰጣቸው ይገባል።
- የመዳረሻ ደረጃዎችን በተሳካ ሁኔታ ለመፍጠር በድርጅትዎ ውስጥ ሚናዎችን በግልፅ መግለፅ ያስፈልግዎታል። ይህ የሥራ መግለጫዎችን እንዲመለከቱ እና ተግባሮችን እንደገና እንዲያስተካክሉ ሊጠይቅዎት ይችላል።
ደረጃ 3. “የአስቸኳይ ጊዜ መሻር” ተግባርን ይፍጠሩ።
ምንም እንኳን የመዳረሻ ደረጃዎችን ቢፈጥሩ ፣ አንድ ሰው በድንገተኛ ሁኔታ ሁሉንም መረጃ መድረስ ያለበት ሁኔታዎች ሊኖሩ ይችላሉ። በዚህ ምክንያት ፣ ሰውዬው ታካሚዎችን ውጤታማ በሆነ መንገድ ለማከም አስፈላጊውን ማንኛውንም መረጃ ሰርስሮ እንዲያወጣ የሚያስችል “መሻር” መፍጠር አለብዎት።
- የሆነ ሆኖ ፣ የዚህ ተሻጋሪ ተግባር አጠቃቀም ምርመራ እንዲደረግበት ሶፍትዌርዎን ማቀናበር አለብዎት።
- ለምሳሌ ፣ አንድ ሰው የመሻር ተግባሩን በተጠቀመ ቁጥር ብዙ ሌሎች ሰዎች በአንድ ጊዜ በኢሜል እንዲላኩ ሶፍትዌሩን ማቀናበር ይችላሉ። ሶፍትዌሩ ይህ ሰው የሚደርስበትን ማንኛውንም መረጃ መከታተል አለበት።
- እንዲሁም ለእያንዳንዱ የመሻር ተግባር አጠቃቀም የግምገማ ሂደት መፃፍ አለብዎት። ለምሳሌ ፣ የሚጠቀምበት ሰው አጠቃቀሙን ለማመካኘት ከተቆጣጣሪው ጋር መገናኘት ሊኖርበት ይችላል።
ደረጃ 4. የውሂብዎን ደህንነት ይጠብቁ።
HIPAA የውሂብዎን ደህንነት እንዲጠብቁ ይጠይቃል። በተግባር ፣ ይህ ማለት የይለፍ ቃሎችን መጠቀም እና ውሂቡን ከኬላ በስተጀርባ ደህንነቱ የተጠበቀ ማድረግ አለብዎት ማለት ነው።
- እንዲሁም የእርስዎ ኢሜይሎች ደህንነታቸው የተጠበቀ መሆኑን ማረጋገጥ አለብዎት። በተለይም በኢሜይሎችዎ ላይ በቂ የኢንክሪፕሽን ቴክኖሎጂን መጠቀም አለብዎት።
- ኢሜልዎ ከ HIPAA ጋር የሚስማማ መሆኑን ስለማረጋገጥ ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት የኢሜል HIPAA ታዛዥነትን ያድርጉ የሚለውን ይመልከቱ።
ደረጃ 5. የታካሚ የፈቃድ ቅጾችን ይቃኙ።
ለእንክብካቤዎ መረጃዎን ለመጠቀም የሚፈቀዱ ቅጾችን እንዲፈርሙ ሕመምተኞችን ማግኘት አለብዎት። እያንዳንዱ ቅጽ ውሂቡን ለምን እንደሚጠቀሙበት እና ጊዜው የሚያበቃበትን ቀን መግለጫ ማካተት አለበት።
- ቅጹ የተፈረመበትን ቀን እና የፈረመበትን ሰው ስም ጨምሮ እነዚህን ፈቃዶች መከታተል አለብዎት።
- እንዲሁም ቅጹን መቃኘት እና ዲጂታል ቅጂን መጠበቅ አለብዎት።
ደረጃ 6. የሂሳብ አከፋፈል ስርዓትዎ ተገዢ መሆኑን ያረጋግጡ።
HIPAA የሂሳብ አከፋፈል መረጃን ማስተላለፍ ደረጃውን የጠበቀ ነው። በዚህ ምክንያት ፣ የሚጠቀሙት ማንኛውም የሂሳብ አከፋፈል ስርዓት የ HIPAA መስፈርቶችን መደገፍ አለበት።
በዚህ ጊዜ ፣ በገበያው ላይ እያንዳንዱ የሂሳብ አከፋፈል ስርዓት ማለት ይቻላል ይሠራል። የሆነ ሆኖ ፣ የኤችአይፒኤኤ ታዛዥ መሆኑን ከሻጭዎ ጋር ማረጋገጥ አለብዎት።
ደረጃ 7. ስለ መጠባበቂያዎች ሻጮችን ይጠይቁ።
ኤችአይፒኤ በተጨማሪም አንድ ታካሚ በጠየቀበት ጊዜ ሁሉ እንዲያየው ውሂብዎን እንዲጠብቁ ይጠይቃል። ይህ ማለት የሁሉንም መረጃዎች መጠባበቂያዎች መጠበቅ አለብዎት ማለት ነው። መረጃን በወረቀት ላይ ካቆዩ ፣ ከዚያ ከጣቢያ ውጭ የተከማቹ ወይም ዲጂታል ቅኝቶች የተፈጠሩ ቅጂዎች ያስፈልግዎታል። መረጃን በኤሌክትሮኒክ መንገድ ካከማቹ ከዚያ ምትኬ መደረግ አለበት።
- ስርዓቶቻቸውን እንዴት እንደሚደግፉ ሻጮችን ይጠይቁ። አደጋ በሚከሰትበት ጊዜ የስርዓቱን ቀጣይነት እንዴት እንደሚያረጋግጡ ይወቁ።
- በእራስዎ አገልጋዮች ላይ የውሂብ ስርዓቱን ማስተናገድ ካለብዎት ከዚያ ምን የመጠባበቂያ ሂደቶች እንዳሉዎት እንዲሁም የአደጋ ጊዜ ዕቅዶችዎን ማወቅ ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 8. የንግድ ተባባሪዎች ኮንትራቶችን እንዲፈርሙ ያድርጉ።
ውሂብዎን የሚያይ ማንኛውም ሰው እንደ ድርጅትዎ ተመሳሳይ ፖሊሲዎችን እና ሂደቶችን ለመጠበቅ መስማማት አለበት። ስለዚህ ለሁሉም ሻጮች እንዲፈርሙ “የንግድ ሥራ ተባባሪ” ውል ማረም አለብዎት።
- ጤና እና ሰብአዊ አገልግሎቶች በ https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/covered-entities/sample-business-associate-agreement-provisions/index.html የሚገኝ ናሙና ውል አለው። ከእርስዎ ዓላማዎች ጋር እንዲስማማ ሊያስተካክሉት ይችላሉ።
- በበይነመረብ ላይ የናሙና ውሎችም አሉ። ለምሳሌ ፣ የዩቲ ጤና ሳይንስ ማዕከል እርስዎ ሊጠቀሙበት የሚችሉት የቅፅ ውል አለው።
- እርስዎን ለመጠበቅ በቂ መሆኑን ለማረጋገጥ የጤና እንክብካቤ ጠበቃዎ በማንኛውም ውል ላይ እንዲመለከት ማድረግ አለብዎት።
የ 3 ክፍል 2 የሶፍትዌር እና የውሂብ ሻጮችን መፈለግ
ደረጃ 1. ሌሎች የጤና እንክብካቤ አቅራቢዎችን ይጠይቁ።
ንግድ የሚከፍቱ ከሆነ ሶፍትዌሮችን መግዛት ያስፈልግዎታል። እንዲሁም በአገልጋዮቻቸው ላይ ውሂብዎን ለማስተናገድ (ወይም የራስዎን አገልጋዮች ምትኬ ለማስቀመጥ) አንድ ሰው መቅጠር ሊያስፈልግዎት ይችላል።
ምን አቅራቢዎች እንደሚጠቀሙ ሌሎች አቅራቢዎችን ይጠይቁ። ሁሉም የጤና አጠባበቅ አቅራቢዎች ማለት ይቻላል በ HIPAA ይሸፈናሉ ፣ ስለሆነም ሶፍትዌራቸው ታዛዥ መሆን አለመሆኑን ብዙ ማሰብ ነበረባቸው። ምክሮችን መጠየቅ አለብዎት።
ደረጃ 2. ዋጋዎችን ያወዳድሩ።
ለተለያዩ ሻጮች ምክሮችን ካገኙ በኋላ ዋጋቸውን ማወዳደር ያስፈልግዎታል። ጥቅስ ለማግኘት እነሱን መደወል አለብዎት። የእነሱ ስልክ ቁጥሮች በይነመረብ ላይ መሆን አለባቸው።
- ዋጋዎች የእርስዎን ስርዓት መድረስ በሚያስፈልጋቸው ሰዎች ብዛት ላይ የሚመረኮዝ ነው ፣ ስለዚህ ያ ቁጥር የሚገኝ መሆኑን ያረጋግጡ።
- ንግድዎ እያደገ ከሆነ ፣ ከዚያ ከጥቂት ዓመታት በፊት ማሰብ አለብዎት። ለምሳሌ ፣ አምስት ሠራተኞች ካሉዎት ግን በመጠን በእጥፍ እንደሚጨምሩ ያስባሉ ፣ ከዚያ 10 ተጠቃሚዎችን ለማግኘት ምን ያህል እንደሚያስወጣ ጥቅስ ማግኘቱን ያረጋግጡ። ከአንድ ዓመት በኋላ ብቻ ሶፍትዌርን መቀየር አይፈልጉም።
ደረጃ 3. በ HIPAA ውስጥ የሻጩ ተቆጣጣሪዎች እንዴት እንደሚለወጡ ይወቁ።
የ HIPAA ደንቦች መሻሻላቸውን ቀጥለዋል። ሻጩ በሕጉ ውስጥ የተደረጉ ለውጦችን እንዲከተል መጠበቅ አለብዎት። ሻጮችን በሚገናኙበት ጊዜ የሚከተሉትን መጠየቅ አለብዎት-
- በ HIPAA ደንቦች ውስጥ ለውጦችን እንዴት ይቆጣጠራል? በሕጉ ውስጥ የተደረጉ ለውጦችን ለመጠበቅ የድርጊት መርሃ ግብር አለው? ተጨባጭ ምሳሌዎችን ይፈልጉ። ኩባንያው በሕጉ ውስጥ ለውጦችን የሚከታተል ጠበቃ አለው?
- የሻጩ ደንበኞች ምን ያህል መቶኛ ለኤችአይፒኤ ተገዢ መሆን አለባቸው? አብዛኛዎቹ የኩባንያው ደንበኞች ከኤችአይፒኤኤ ጋር መጣጣም ካለባቸው ከኤችአይፒኤኤ ጋር ለመጣጣም አስፈላጊ ለውጦችን እንደሚያደርግ እርግጠኛ ይሁኑ-አለበለዚያ ከንግድ ሥራ ይወጣል።
የ 3 ክፍል 3 - የ HIPAA መስፈርቶችን መረዳት
ደረጃ 1. HIPAA እርስዎን የሚመለከት ከሆነ ያረጋግጡ።
ሜዲኬይድ እና ሜዲኬርን ጨምሮ ድርጅትዎ ማንኛውንም የሂሳብ አከፋፈል መረጃ በኤሌክትሮኒክ መንገድ ካስተላለፈ HIPAA ን ማክበር አለብዎት። መረጃው የኢንሹራንስ ሽፋን ለማግኘት የሚያስፈልጉትን ደረሰኞች ወይም ሌላ መረጃ ሊያካትት ይችላል። በአጠቃላይ ፣ HIPAA የሚከተሉትን አቅራቢዎች ይቆጣጠራል-
- ሕክምና
- ማማከር
- የሕክምና እንክብካቤ
- የኢንሹራንስ ኩባንያዎችን የሚከፍል ማንኛውም ሌላ አገልግሎት
ደረጃ 2. የጤና እንክብካቤ ጠበቃ ይፈልጉ።
የ HIPAA ህጎች ውስብስብ እና ለመረዳት አስቸጋሪ ናቸው። ተገዢ መሆንዎን ለማረጋገጥ ለድርጅትዎ የጤና እንክብካቤ ጠበቃ መቅጠር አለብዎት። የጤና እንክብካቤ ጠበቃ የአደጋ አስተዳደር እና የቁጥጥር ጉዳዮችን ለመፍታት ሊረዳ ይችላል። ይህንን ሰው “በመያዣ ላይ” ማቆየት ይችላሉ ፣ ይህ ማለት በየወሩ ክፍያ ይከፍላሉ ማለት ነው። በምትኩ ፣ ለጥያቄዎችዎ መልስ ለመስጠት ጠበቃው ሁል ጊዜ ይገኛል።
- ሌሎች የጤና እንክብካቤ አቅራቢዎችን ማን እንደሚጠቀሙ በመጠየቅ ለጤና እንክብካቤ ጠበቃ ምክሮችን ማግኘት ይችላሉ። ምንም ምክሮችን ካላገኙ ታዲያ የሪፈራል መርሃ ግብር ማካሄድ ያለበትን የስቴትዎን አሞሌ ማህበር መጎብኘት ይችላሉ። ለጤና እንክብካቤ ጠበቃ ሪፈራል ይጠይቁ።
- ስለ ልምዱ ጠበቃውን መጠየቅዎን እርግጠኛ ይሁኑ። በፍርድ ሂደቶች ውስጥ ንግዶችን በመወከል ብቻ ሳይሆን በመቆጣጠሪያ ደንብ ውስጥ ሰፊ ልምድ ያለው ሰው ይፈልጋሉ።
ደረጃ 3. ደህና ሁን ፣ አታሳዝን።
በቴክኒካዊነት ፣ የተጠቃሚ ስሞችን ፣ የመዳረሻ ደረጃዎችን መፍጠር ወይም በድርጅትዎ ውስጥ ሶፍትዌር እንኳን መፍጠር አያስፈልግዎትም። በምትኩ ፣ HIPAA “ምክንያታዊ እርምጃዎችን” እንዲወስዱ እና “አነስተኛውን አስፈላጊ” መረጃ ብቻ እንዲገልጹ ይጠይቃል። የሆነ ሆኖ ፣ እንደ ተግባራዊ ጉዳይ ፣ ኮምፒውተሮችን እና ኢሜሎችን በመጠቀም ዘመናዊ ጽሕፈት ቤትን ለማቀድ ካሰቡ ከዚህ በላይ የተገለጸውን መረጃ ለማግኘት እና ለማሰራጨት ሂደቶችን መፍጠር ያስፈልግዎታል። እነዚህ ሂደቶች ካልተፈቀደ የሕመምተኛ መረጃ ከመጋለጥ እርስዎን ለመጠበቅ ይረዳሉ።
- HIPAA ን በመጣስ ቅጣቱ ከባድ ሊሆን ይችላል። ለእያንዳንዱ ጥሰት እስከ በዓመት እስከ 1.5 ሚሊዮን ዶላር የገንዘብ ቅጣት እስከ 50 ሚሊዮን ዶላር መቀጣት ይችላሉ። ደንቦቹን አውቀው ለሚጥሱ የወንጀል ቅጣቶችም አሉ።
- በዚህ መሠረት በኢንዱስትሪዎ ውስጥ ደረጃቸውን የጠበቁ ልምዶችን እና አሰራሮችን በመከተል የተሻለ ነዎት። ልምድ ያላቸው የጤና እንክብካቤ ጠበቆች እና ሻጮች በትክክለኛው አቅጣጫ ሊመሩዎት ይችላሉ።
