ምንም እንኳን ወዲያውኑ ሙሉ ምላሽ መስጠት ባይችሉም እንኳን የእውቅና ማረጋገጫ ኢሜል መልእክት ወይም ጥያቄ እንደደረሰዎት ሌላ ሰው እንዲያውቅ ያስችለዋል። ለሚቀበሉት እያንዳንዱ የግል ኢሜል ዕውቅና መላክ አያስፈልግዎትም ፣ በቀጥታ ሲነጋገሩ በባለሙያ ወይም በንግድ ሁኔታ ምላሽ መስጠት አለብዎት። እርስዎ ኢሜይላቸውን እንደደረሱ ለሌላ ሰው መንገር ብቻ ከፈለጉ ፣ ለማሳወቅ አጭር እውቅና ይላኩ። ሰውዬው አገልግሎት ከጠየቀ ወይም ምርት ካዘዘ መልስ መቼ እንደሚጠብቅ ወይም ማንኛውንም ችግሮች እንዴት እንደሚፈታ ተጨማሪ መረጃ ያቅርቡ።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 2 - ኢሜል መቀበሉን ማረጋገጥ
ደረጃ 1. በ To: መስመር ውስጥ ከተዘረዘሩ ወይም በመልዕክቱ ውስጥ ከተሰየሙ ምላሽ ይስጡ።
ላኪው የኢሜል አድራሻዎን በ “ለ:” መስመር ውስጥ ዘርዝሮ እንደሆነ ለማየት የኢሜሉን የላይኛው ክፍል ይመልከቱ። እዚያ ካልተዘረዘሩ የእርስዎ ስም እዚያ የትም ይታይ እንደሆነ በኢሜል አካል ውስጥ ይቃኙ። ስምዎን ካዩ ፣ በቀጥታ ስለተላከዎት የእውቅና ማረጋገጫ መላክዎን ያረጋግጡ።
የኢሜል አድራሻዎ በኢሜል “ሲሲ” መስመር ውስጥ ብቻ ከተዘረዘረ ግን በአካል ውስጥ ካልተጠቀሱ ፣ መልዕክቱ ምናልባት ወደ ብዙ የሰዎች ቡድን ስለተላከ ዕውቅና መላክ አያስፈልግዎትም።
ማስጠንቀቂያ ፦
እርስዎ ምላሽ ከሰጡ ኢሜይሎችን መላክዎን ሊቀጥሉ ስለሚችሉ የአይፈለጌ መልዕክቶችን ከማመን ይቆጠቡ።
ደረጃ 2. ሰላምታ ውስጥ ላኪውን በስም ያነጋግሩ።
ሌላው ሰው ሲከፍተው ወዲያውኑ እንዲያየው በኢሜልዎ አናት ላይ ሰላምታዎን ይጀምሩ። እንደ “ጤና ይስጥልኝ” ወይም “ውድ” ያሉ መደበኛ ሰላምታ ይጠቀሙ ፣ በስማቸውም ይከተሉ። ለበላይ ወይም ለማያውቁት ሰው ምላሽ እየሰጡ ከሆነ ፣ መጠሪያቸውን በመጨረሻ ስማቸው ይከተሉ። ሌላውን ሰው በደንብ ካወቁ የመጀመሪያ ስማቸውን መጠቀም ይችላሉ።
ለምሳሌ ፣ “ሰላም ወይዘሮ ዴቪስ” ወይም “ውድ ዮናታን” እንደ ሰላምታዎ ማለት ይችላሉ።
ደረጃ 3. በኢሜል ያነበቡትን በአጭሩ ይጥቀሱ።
በጣም የቃላት እንዳይመስል ለእውቅናዎ ጥቂት ዓረፍተ ነገሮችን ብቻ ይጠቀሙ። ኢሜይሉን ስለላከው ሰው ያመሰግኑ ወይም መልዕክታቸውን እንደደረሱ ያሳውቁ። የተወሰኑ ዝርዝሮች ካሉ በመልእክታቸው እንደተነበቡ ለማሳየት በመክፈቻ ዓረፍተ -ነገሮችዎ ውስጥ እንደገና ይድገሟቸው።
- ለምሳሌ ፣ “ስለ ቀጣዩ ሳምንት ስብሰባ መልእክት ስለላኩልኝ አመሰግናለሁ” ወይም “ከአዲሱ ደንበኛችን ጋር በተያያዘ በኢሜልዎ ተቀብዬ አንብቤያለሁ” የሚል ነገር መጻፍ ይችላሉ።
- በኢሜል ለማንበብ ጊዜ ከሌለዎት ፣ እንደ እኔ የሆነ ነገር ማለት ይችላሉ ፣ “ስለደረሱልኝ አመሰግናለሁ። መልእክትዎ ደርሶኛል እና እንደቻልኩ አነባለሁ።”
ደረጃ 4. ኢሜይሉ ጥያቄ ወይም ጥያቄ ካለው ምላሽ ለመስጠት ግምታዊ ጊዜ ይስጡ።
ወዲያውኑ ሙሉ በሙሉ ምላሽ ለመስጠት ጊዜ ካለዎት ፣ እርስዎ እምነት የሚጣልዎት እና አስተማማኝ መሆናቸውን ለማሳየት ለመርዳት በተቻለዎት ፍጥነት ያድርጉት። ያለበለዚያ እርስዎ ችላ የሚሉ እንዳይመስሉዎት ሌላ ሰው ከእርስዎ ሌላ ሌላ መልእክት የሚጠብቅበትን የጊዜ ገደብ ያቅርቡ። ረዘም ያለ ጊዜ ሊወስድ ይችላል ብለው ካሰቡ ምን ያህል በቅርቡ ምላሽ እንደሚሰጡ ከመጠን በላይ ላለመጠበቅ ይጠንቀቁ።
- ለምሳሌ ፣ “ያንን መረጃ በ 2 ቀናት ውስጥ ላገኝዎት እችላለሁ” ወይም “ጉዳዩን በበለጠ ለመወያየት ዛሬ በኋላ እንደገና እዘረጋለሁ” ማለት ይችላሉ።
- ምላሽ ለመስጠት ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ካላወቁ ፣ “በማናቸውም ጥያቄዎች ወይም አስተያየቶች በተቻለ ፍጥነት ወደ አንተ እመለሳለሁ”።
- በኢሜል ውስጥ ማነጋገር ያለብዎት ጥያቄ ወይም ጉዳይ ከሌለ ፣ በጊዜ ገደብ ምላሽ መስጠት አያስፈልግዎትም።
ደረጃ 5. ከመላክዎ በፊት ኢሜይሉን በመዝጊያ እና በስምዎ ያጠናቅቁ።
መልእክቱ የበለጠ ሙያዊ ሆኖ እንዲሰማ ለማገዝ እንደ “ምርጥ” ወይም “እንደገና አመሰግናለሁ” ባሉ በኢሜልዎ ውስጥ መደበኛ መዝጊያ ይጠቀሙ። መልእክትዎን ለማጠቃለል ከመዝጋትዎ በኋላ ስምዎን ይፃፉ። የላኪውን ቁልፍ ከመጫንዎ በፊት ሁሉም ነገር በትክክል መፃፉን ያረጋግጡ።
- ለምሳሌ ፣ “ምርጥ ፣ ቤት” ወይም “እንደገና አመሰግናለሁ ፣ ትራቪስ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
- እርስዎን ለማነጋገር ሌላ መንገድ መስጠት ከፈለጉ ከስምዎ በኋላ ስልክ ቁጥር ወይም ተለዋጭ የኢሜል አድራሻም መስጠት ይችላሉ።
ደረጃ 6. በተቻለ ፍጥነት ሙሉ የምላሽ ኢሜል ይከታተሉ።
የመጀመሪያው ኢሜል ጥያቄ ወይም ጥያቄ ካለው ፣ በሚችሉበት ጊዜ ሙሉ ምላሽ ለመፃፍ ጊዜ ይውሰዱ። መልእክታቸውን ለማገናዘብ ጊዜ እንደወሰዱ ለማሳየት በመልዕክቱ ውስጥ ያሉትን ሁሉንም ስጋቶች ወይም ጥያቄዎች ሙሉ በሙሉ ይናገሩ። ከእነሱ ጋር ጥሩ ትርኢት ለማቆየት በመልእክቱ ውስጥ ጨዋ እና አዎንታዊ ቃና ይያዙ።
ተጨማሪ ጊዜ ከፈለጉ ፣ ለምሳሌ በሪፖርት ወይም በሰነድ ላይ እየጠበቁ ከሆነ ፣ ሌላ ሰው ስለእነሱ ረስተዋል እንዳይመስላቸው ከዝመና እና ከአዲስ የጊዜ ገደብ ጋር የክትትል ኢሜል ለመላክ ይሞክሩ።
ዘዴ 2 ከ 2 - ለቢዝነስ አገልግሎቶች እና ትዕዛዞች ምላሽ መስጠት
ደረጃ 1. የሚደርሱበትን ሰው ስም በኢሜል አናት ላይ ያስቀምጡ።
በመልዕክትዎ ውስጥ የባለሙያ ቃና ለመጠበቅ እንደ “ሰላም” ወይም “ውድ” ባሉ መደበኛ ሰላምታ ይጀምሩ። ግለሰቡን በደንብ የማያውቁት ከሆነ መደበኛ ሆነው ለመቆየት መጠሪያቸውን በመጨረሻ ስማቸው ይጠቀሙ። ከግለሰቡ ጋር በደንብ የሚያውቁ ከሆነ ወይም የመጀመሪያ ስማቸውን ከሰጡ ፣ በምትኩ እነሱን ሊያነጋግሯቸው ይችላሉ።
ለምሳሌ ፣ “ውድ ሚስተር ክሪስተንሳን” ወይም “ሰላም ዳና” እንደ ሰላምታዎ መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 2. ሰውየውን አመስግነው የጠየቁትን ምርት ወይም አገልግሎት ይጥቀሱ።
በኢሜልዎ የመክፈቻ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ለግለሰቡ እውነተኛ ምስጋና ይግለጹ። በተመሳሳዩ ዓረፍተ ነገር ፣ ግለሰቡ ያዘዘውን ምርት ወይም ቀደም ሲል በተጻፈው ደብዳቤ ውስጥ የጠቀሷቸውን ጉዳዮች ወይም ስጋቶች እንደገና ይድገሙት። በዚህ መንገድ ሰውዬው የቀድሞ መልእክቶቻቸውን ለማንበብ ወይም ለማስኬድ ጊዜ እንደወሰዱ ይገነዘባል።
ለምሳሌ ፣ “2 ቱ የቸኮሌት ሳጥኖችን ከሱቃችን ስላዘዙልን አመሰግናለሁ” ወይም “እርስዎ ያመለከቱትን የሥራ መክፈቻን በመዘርጋታችን እናመሰግናለን” ማለት ይችላሉ።
ደረጃ 3. መልሱን ወይም መላኪያውን የሚጠብቅበትን ሰው የጊዜ ገደብ ይስጡ።
እርስዎ እንደረሱት እንዳይሰማቸው በሚቀጥለው ዓረፍተ ነገር ውስጥ ሌላ ሰው ከእርስዎ ለመስማት ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ይጥቀሱ። እርስዎ ያቀረቡት የጊዜ ገደብ ትክክለኛ እና ሐቀኛ መሆኑን ያረጋግጡ ፣ አለበለዚያ እነሱ ከእርስዎ ካልሰሙ ሊበሳጩ ይችላሉ።
ለምሳሌ ፣ “ጥቅልዎን በ 3 የሥራ ቀናት ውስጥ ሊጠብቁ ይችላሉ” ወይም “እባክዎን ምላሽ ለመስጠት 1-2 የሥራ ቀናት ይፍቀዱልን” ማለት ይችላሉ።
ልዩነት ፦
ምላሽ ለመስጠት ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ካላወቁ ፣ “የሚጨነቁዎትን ለመፍታት በተቻለ ፍጥነት ወደ እርስዎ እናደርሳለን” የሚመስል ነገር ይናገሩ።
ደረጃ 4. በኢሜል ሊፈቱት የማይችሏቸው ማናቸውም ጉዳዮች ካሉ ጥቆማዎችን ያቅርቡ።
ችግሮቻቸውን በቀጥታ መፍታት ካልቻሉ ፣ የበለጠ አጋዥ ሊሆኑ የሚችሉ ሌሎች አማራጮችን ለመምከር ይሞክሩ። በመልዕክቱ ውስጥ ጨዋነት እና የመረዳት ቃና ይያዙት ስለዚህ አሉታዊ እንዳይመስል ወይም ቅን ያልሆነ ይመስላል። ጉዳዮቻቸውን ለመፍታት ቀጣዮቹን እርምጃዎች መውሰድ እንዲችሉ በተቻለ መጠን ብዙ ዝርዝሮችን ለግለሰቡ ለመስጠት ይሞክሩ።
ለምሳሌ ፣ “ወደ ቼክ ሂሳብዎ ገንዘብ ማስተላለፍ ላይ አንድ ችግር እንዳለ በመስማቴ አዝናለሁ” ማለት ይችላሉ። ችግርዎ ተፈትኖ እንደሆነ ለማየት በእኛ ተደጋጋሚ ጥያቄዎች ላይ ለማየት ይሞክሩ። አለበለዚያ ግብይቶችዎን ለማረጋገጥ ባንክዎን መጎብኘት እና ከመለያዎ አስተዳዳሪ ጋር መነጋገር ሊኖርብዎት ይችላል።
ደረጃ 5. የእውቂያ መረጃን በኢሜል ታችኛው ክፍል ላይ ይተው።
እንደ “ምርጥ” ወይም “እንደገና አመሰግናለሁ” ባሉ መደበኛ መዝጊያ ኢሜልዎን ያጠናቅቁ ፣ ስለዚህ መልዕክቱን በጥሩ ማስታወሻ ያጠናቅቁታል። ከተዘጋ በኋላ ስምዎን ማካተትዎን ያረጋግጡ። እርስዎን ለማነጋገር ለሌላ ሰው አማራጮችን መስጠት ከፈለጉ ፣ ከስልክዎ በኋላ ስልክ ቁጥር ፣ ተለዋጭ የኢሜል አድራሻ ወይም ድር ጣቢያ መተው ይችላሉ።
